{"id":946,"date":"2020-12-06T08:29:40","date_gmt":"2020-12-06T13:29:40","guid":{"rendered":"https:\/\/chuv.umontreal.ca\/intranet\/ti\/?p=946"},"modified":"2024-01-30T17:30:45","modified_gmt":"2024-01-30T21:30:45","slug":"client-gestion-info-contact","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/chuv.umontreal.ca\/intranet\/ti\/client-gestion-info-contact\/","title":{"rendered":"Client: Gestion \u00abInfo contact\u00bb (30-01-2024)"},"content":{"rendered":"\n

<\/p>\n\n\n\n

IMPORTANT<\/strong>!!! Vous devez vous assurer de ne jamais mettre deux (2) noms de clients sur la m\u00eame ligne, ie le pr\u00e9nom + nom d\u2019un propri\u00e9taire dans le pr\u00e9nom, et le pr\u00e9nom + nom d\u2019un copropri\u00e9taire dans le nom (\u00e0 titre d’exemple, NE JAMAIS inscrire Pr\u00e9nom=Marie-Pier\/Christiane | Nom = Angers\/Alain). <\/p>\n\n\n\n

Si vous devez ajouter un \u00abco-propr\u00e9taire\u00bb ou ajouter tout autre pr\u00e9cision de contact ou communication, utiliser l\u2019alerte  \u00abAlerte CLIENT – Communication\u00bb<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

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Autres exemples\u00a0d’utilisation de cette alerte<\/em><\/p>\n\n\n\n

Num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone d\u2019autres personnes li\u00e9es avec le client: <\/p>\n\n\n\n

Exemple:<\/em> T\u00e9l.: 555-666-7777 M. James Doe (fils) – Peut \u00eatre contacter pour d\u00e9cision m\u00e9dicale <\/p>\n\n\n\n

Pr\u00e9cisions pour le # \u00e0 contacter selon plages horaire:<\/p>\n\n\n\n

Exemple:<\/em> Entre 10h et 15h: Cellulaire; Entre 19het 22 h: Maison , AUCUN APPEL apr\u00e8s 22h<\/p>\n\n\n\n

Comment valider et\/ou modifier les m\u00e9thodes et pr\u00e9f\u00e9rences de contact client via l’\u00e9cran Pr\u00e9-Admission<\/h3>\n\n\n\n

Vous pouvez g\u00e9rer les m\u00e9thodes et pr\u00e9f\u00e9rences de communication-client pour les nouveaux clients et les clients existants. <\/p>\n\n\n\n

Cliquer sur le crayon dans la bo\u00eete du \u00abPropri\u00e9taire\u00bb de l’\u00e9cran de Pr\u00e9-Admission.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Dans la fen\u00eatre qui s’ouvre, vous pouvez ajouter et\/ou modifier l’ensemble des choix et pr\u00e9f\u00e9rences de communications sauf le choix <\/em>\u00abNe pas communiquer avec ce client\u00bb et le choix du type de contact \u00abPrimaire\u00bb. <\/p>\n\n\n\n

Voir les instructions d\u00e9taill\u00e9es \u00e0 propos de l’utilisation de l’\u00e9cran du client pour des directives compl\u00e9mentaires.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Instructions d\u00e9taill\u00e9es pour l’\u00e9cran du client<\/h3>\n\n\n\n

L’ensemble des choix d’options pour communiquer avec un client sont disponibles dans la section \u00abInfo contact\u00bb sur l’\u00e9cran du client. <\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Prendre note que l’information inscrite (si erron\u00e9e) dans cette section du logiciel peut impacter de fa\u00e7on importante les \u00e9l\u00e9ments suivants:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  • L‘information visible sur l’\u00e9cran du patient<\/strong> qui est utilis\u00e9e par le personnel clinique quand ils ont besoin de contacter soit le client, soit le DVMR ou soit la clinique. <\/li>\n\n\n\n
  • La possibilit\u00e9 d’utiliser l’information de contact pour des fins d’envois officiels par le CHUV\/FMV.<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  • Les extractions diverses de donn\u00e9es d’usage clinique et administratif.<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  • La possibilit\u00e9 de faire des envois automatis\u00e9es directement \u00e0 partir du logiciel.<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  • La possibilit\u00e9 de savoir si le client ne veut pas recevoir de communications de notre part autre que la communication de base permise par la loi. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    1) Dans cette colonne, vous pouvez s\u00e9lectionner l’option qui correspond avec la m\u00e9thode de contact priviligi\u00e9e par le client. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

    NB.:<\/strong> Lors d’ajout de plus d’une entr\u00e9e du m\u00eame type (exemple<\/em>: 2 # de cellulaire), la premi\u00e8re donn\u00e9e qui est entr\u00e9e dans le dossier client sera visible dans les sections clients (haut \u00e9cran client, dossier patient, pr\u00e9-admission et document d’impression). <\/p>\n\n\n\n

    Toutefois, si un de ces \u00e9l\u00e9ments est choisi comme type de contact primaire<\/strong>, alors ce sera celui-ci qui pr\u00e9vaudra sur les autres donn\u00e9es du m\u00eame type peu importe l’ordre d’entr\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

    2) Dans cette colonne, vous voyez le type de contact<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

    2.1) NE RIEN \u00c9CRIRE autre que des chiffres dans le champ “t\u00e9l\u00e9phone” <\/strong>ou “cellulaire”<\/strong> ou “travail”<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Par exemple:<\/em> 444-333-2222 Poste 8111<\/s> OU<\/strong> 444-555-6677 (conjoint)<\/s><\/p>\n\n\n\n

    2.1.1) Puisque le syst\u00e8me fait le formatage automatiquement, il n’est pas n\u00e9cessaire d’inscrire de “trait d’union” ou “parenth\u00e8se” entre les chiffres.<\/p>\n\n\n\n

    2.2) Courriel:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    2.2.1) S’il n’y a pas d’adresse de courriel et afin d’\u00e9viter d’en faire la demande \u00e0 chaque visite ult\u00e9rieure, il est possible d’ajouter l’alerte “client” suivante:<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    2.3) Adresse postale<\/strong> \/ Voici les r\u00e8gles \u00e0 respecter:<\/p>\n\n\n\n

    2.3.1) Choisir le pays<\/strong> Canada ou \u00c9tats-Unis <\/p>\n\n\n\n

    2.3.2) Inscrire l’adresse (Premi\u00e8re lettre en majuscule et les suivantes en miniscule) <\/p>\n\n\n\n

    Inscrire # App<\/strong> (s’il y a lieu) (trait d’union<\/em><\/strong>) # civique<\/strong> (virgule<\/em><\/strong>), type de rue<\/strong> (point). Nom de la rue <\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Exemple: 14-1235, rue des Bosquets<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Abr\u00e9viations :<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Boulevard<\/strong> : boul<\/em> [Anglais: Blvd<\/em>.]<\/p>\n\n\n\n

    Avenue<\/strong>: Av.<\/em> [Anglais: Ave<\/em>.]<\/p>\n\n\n\n

    Rang<\/strong> : Rang<\/em> [Route Rurale #<\/em> : R. R. #<\/em>]<\/p>\n\n\n\n

    Route<\/strong> : Route<\/em> [Anglais: Rd.<\/em>]<\/p>\n\n\n\n

    Place<\/strong> : Place<\/em> [Anglais: Pl<\/em>.]<\/p>\n\n\n\n

    Croissant <\/strong>: Cr.<\/em> [Anglais: Cr.<\/em>]<\/p>\n\n\n\n

    Chemin<\/strong> : Ch.<\/em> [Street: St.<\/em>]<\/p>\n\n\n\n

    Si le nom de rue comporte un nom propre<\/strong> mettre trait d’union entre le pr\u00e9nom et nom<\/strong> (Exemple: boul. Ren\u00e9-L\u00e9vesque<\/em>)<\/p>\n\n\n\n

    Ne pas oublier de v\u00e9rifier la bonne orthographe des noms propres<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    2.3.3) Inscrire la ville (Premi\u00e8re lettre en majuscule et les suivantes en miniscule) <\/p>\n\n\n\n

    2.3.4) Choisir le province <\/p>\n\n\n\n

    2.3.5) Inscrire le code postale avec un espace au milieu (H0H 0H0) (Codes postaux canadien<\/em>)<\/p>\n\n\n\n

    Codes postaux am\u00e9ricains<\/em>: 5 chiffres (sans espace) (12345).<\/p>\n\n\n\n

    2.3.6) Ce champ est pour la r\u00e9gion administrative (Exemple Mont\u00e9r\u00e9gie) – Ceci n’est otutefois pas un champ obligtoire.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n
    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Cliquer Sauvegarder.<\/p>\n\n\n\n

    Une fois l’adresse postale entr\u00e9e, vous pouvez utiliser l’option \u00abM\u00eame que l’adresse<\/strong>\u00bb si ces coorodnn\u00e9es sont identiques pour les autres sont types d’adresses (postale, facturation, livraison<\/strong>). <\/p>\n\n\n\n

    2.4) L’adresse postale<\/strong> correspond \u00e0 l’adresse principale du client<\/strong>. Il ne peut y avoir qu’une seule adresse postale inscrite au dossier client.<\/p>\n\n\n\n

    2.5) L’adresse de facturation<\/strong> peut \u00eatre reli\u00e9e aux communications d’affaires. Il ne peut y avoir qu’une seule adresse de facturation inscrite au dossier client.<\/p>\n\n\n\n

    2.6) L’adresse de livraison<\/strong> correspond \u00e0 celle utilis\u00e9e \u00e0 des fins de livraison (tel que les envois<\/strong> de m\u00e9dicaments ou autre faits par la pharmacie centrale).<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    3) Vous voyez les d\u00e9tails pour le contact<\/strong> dans cette colonne. <\/p>\n\n\n\n

    4) L’information dans cette colonne est utilis\u00e9e pour indiquer quels types doivent \u00eatre envoyer et pour quel contact.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

    4.1) Cette option n’est disponible uniquement que pour les types de contact pour lesquels le syst\u00e8me peut faire des communications automatis\u00e9es<\/strong> tel que fax, courriel, adresse postale, adresse de facturation et adresse de livraison<\/em>. EXCLUS:<\/strong> les # de t\u00e9l\u00e9phone (maison, cellulaire ou travail)
    *Ne pas inscrire de remarque dans les diff\u00e9rents types de communication. Si un dossier fut migrer avec ce type d\u2019information veuillez \u00e0 l\u2019inscrire dans commentaire \/ alerte client si le commentaire est toujours\u00a0 d\u2019actualit\u00e9.
    **Une communication automatis\u00e9e peut \u00eatre par exemple pour des fins de communications en masse pour un envoi postal (par exemple des \u00e9tats de comptes) ou, lorsque ce service sera disponible, des envois de fax et courriels envoy\u00e9s directement \u00e0 partir du syst\u00e8me (\u00e0 titre d’exemple, des cong\u00e9s).<\/em><\/p>\n\n\n\n

    \u00c0 titre d’exemple, dans l’image suivante, selon ce qui est a \u00e9t\u00e9 choisi, le client nous avait indiqu\u00e9 qu’il pr\u00e9f\u00e8re recevoir des communications g\u00e9n\u00e9rales et des communications du dossier m\u00e9dical via une de leur deux adresses de courriels, et aussi par le poste. Mais il pr\u00e9f\u00e8re \u00e9galement ne recevoir ses factures qu’\u00e0 son adresse postale de facturation uniquement.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Afin que l’\u00e9tat de compte du client fonctionne correctement dans le logiciel, vous devez absolument vous assurer d’avoir entr\u00e9 au moins une \u00abadresse postal\u00bb (peu importe le type), qu’au moins une de ces adresses soit s\u00e9lectionn\u00e9e comme \u00e9tant celle utilis\u00e9e dans \u00abRapports comptabilit\u00e9\u00bb et, vous ne devez absolument jamais utilis\u00e9 l’option \u00abRapports comptabilit\u00e9\u00bb pour les adresses de courriel et\/ou de fax. Si vous oubliez de s\u00e9lectionner l’option \u00abRapports comptabilit\u00e9\u00bb pour l’adresse postale choisie, l’\u00e9tat de compte client ne sera pas g\u00e9n\u00e9r\u00e9e. Si vous s\u00e9lectionnez par erreur l’option \u00abRapports comptabilit\u00e9\u00bb pour un courriel et\/ou un fax, cela brisera l’\u00e9tat de compte du client pour le service de comptabilit\u00e9. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

    ** Ces consignes sont en place en attendant la possibilit\u00e9 de faire des envois automatis\u00e9s via le logiciel et s’appliquent uniquement pour l’option \u00abRapports comptabilit\u00e9\u00bb.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    5) Si le client indique qu’il ne veut pas recevoir des communications de notre part, vous devez s\u00e9lectionner cette option pour l’indiquer<\/strong>. Cette option \u00e0 pour effet que nous pouvons les retirer de nos extractions du syst\u00e8me pour des fins de communications officielles en provenance du CHUV\/FMV<\/strong> et, ajoute une barri\u00e8re pour les envoies automatis\u00e9es en provenance du syst\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n

    5.1) Il est \u00e9galement possible de faire l’ajout de cette alerte au dossier client:<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    6) Si vous avez besoin d’effacer compl\u00e8tement une entr\u00e9e, cliquer sur le \u00abX\u00bb rouge. <\/p>\n\n\n\n

    7) Pour les entr\u00e9es qui obligent plus d’une ligne, vous verrez un crayon ici. Cliquer sur le crayon pour ouvrir la fen\u00eatre de modification.<\/p>\n\n\n\n

    8 ) Choisir un type de contact ici pour ajouter une nouvelle entr\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

    MAJ 30-01-2024<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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