• Les factures ASAQ doivent être fermées uniquement par la comptabilité sauf si la comptabilité est fermée et que l’animal revient en urgence.
• Si vous fermez une facture ASAQ, vous devez aviser la comptabilité en incluant le numéro du BT et la raison.
• Si vous prenez un rendez-vous pour un animal pour lequel la facture de l’ancienne visite est toujours ouverte, SVP contacter la comptabilité afin de fermer la facture avant l’arrivée de l’animal pour sa prochaine visite.

1 – Si le personnel clinique n’a pas encore ajouté la date de congé, il faut aller dans le dossier médical du patient et ajouter cette date (nécessaire pour le calcul final du rabais et afin de permettre également la fermeture de la facture).

Pour ajouter cette date, faire un clique de droit sur la ligne de la date de la visite, choisir «Admin» et ensuite «Modifier des détails de la visite».

Ajouter la date appropriée dans le champ « Sorti »

2 – Revoir la facture

• valider que l’ensemble des produits dans les familles 300-499 sont tous sous le nom d’un vétérinaire avec un NIM dans le système. Sinon, changer le nom pour chacune des ligne vers un vétérinaire possédant un NIM.
• valider que le montant du rabais ASAQ s’applique correctement selon le nombre de jours hospitalisés et le montant qui reste de disponible pour le client pour l’année. Sinon, voir cette leçon.

3 – Approuver, finaliser et fermer la facture (avec ou sans paiement).
NB : La limite annuelle de rabais ASAQ pour un client est calculée uniquement pour les factures fermées. Fermer toute facture ASAQ une à la fois afin de prévenir l’application potentielle de tout rabais annuels «extra» pour le client.

AJUSTEMENTS SUR DES FACTURES FERMÉES

• Une fois qu’une facture ASAQ est fermée, vous pouvez faire des modifications UNIQUEMENT si vous n’avez pas encore transmis le fichier ASAQ pour le mois de la date de sortie pour la visite. Une fois que le fichier ASAQ est envoyé au MAPAQ pour la visite, vous pouvez faire des corrections uniquement pour les produits HORS DES FAMILLES 300-499.
• Si vous devez appliquer un rabais sur une facture fermée (par exemple un rabais de fonctionnement ou d’enseignement), il faut appliquer le rabais sur les items spécifiques en utilisant le bouton «+» vert à côté de la ligne (vous ne devez jamais appliquer un rabais supplémentaire sur des produits ayant déjà eu un rabais ASAQ – donc vous devez l’appliquer sur du matériel/médicament par exemple).

Voir cette leçon pour plus d’information sur comment traiter un ajustement sur une facture fermée.

Voir aussi cette leçon pour plus d’information sur la fermeture de factures.

(dernière maj 11 mar 2021)