Lorsque vous offrez des estimés de prix pour une visite à vos clients, vous devez inscrire l’estimé dans la section Estimé du système afin de permettre une meilleure communication entre les multiples équipes travaillant sur le dossier administratif du patient. L’outil d’estimation est disponible sur l’écran de Pré-Admission et directement dans le dossier du patient.

NOTE: L’entrée dans la section estimé du système remplace l’entrée dans le journal de communication. Cependant si vous aviez discuter d’autres sujets, il faut bien sûr les documenter dans le journal de communication.

Les instructions suivantes s’appliquent peu importe le chemin pris pour ouvrir l’écran de l’estimé.

Estimé simple: Montants minimum (bas) et maximum (haut), plus explication via commentaire

Si vous n’avez pas besoin d’une liste détaillée par catégorie/produit, vous pouvez simplement inscrire les champs «Bas» et «Haut» de la section «Estimé final» et expliquer ce qui est inclus de façon simple dans le champ «Commentaires».

Le champ «Nom» sera «Estimate» – plus la date où vous avez généré l’estimé. Vous pouvez modifier le nom selon vos besoins, incluant de ne pas inclure la date. La date de la création de l’estimé est gardée et visible ailleurs dans le système.

Lorsque vous avez terminé, et que le client l’a accepté, cliquer sur «Sauvegarder et accepter» pour figer l’estimé et prévenir tout ajustement. Si le client n’a pas encore accepté l’estimé, vous pouvez cliquer sur «Sauvegarder» pour sauvegarder l’entrée de façon à ce que vous puissiez retourner plus tard au besoin pour le modifier et pour l’accepter.

Si vous avez «Sauvegarder» votre estimé au lieu de «Sauvegarder et accepter», et que vous désirez retourner plus tard pour faire les modifications, vous pouvez simplement aller à l’onglet Estimation sur l’écran de Pré-Admission et continuer votre travail où vous pouvez cliquer sur le crayon à côté de l’estimé dans le dossier patient.

Si vous avez «Sauvegarder» votre estimé au lieu de «Sauvegarder et accepter», et que vous désirez maintenant l’approuver, vous pouvez simplement aller à l’onglet Estimation sur l’écran de Pré-Admission et cliquer sur le bouton «Sauvegarder et accepter» où vous pouvez cliquer sur le crochet vert à côté de l’estimé dans le dossier patient.

Estimé par catégorie simple

Si vous avez besoin d’un estimé un peu plus détaillé, mais sans les détails des produits spécifiques, vous pouvez utiliser les options «Catégorie» sans ajouter des détails de produit:

• a – Dans le champ «CHOISIR CATÉGORIE» («Catégorie de produit»), choisir la catégorie appropriée et inscrire les montants bas et haut associés.
• b – Inscrire des commentaires/explications dans le champs «Commentaires» au besoin
• c – L’estimé sera calculé automatiquement par le système lors des entrées en bas. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez ajuster les chiffres au besoin si nécessaire. NOTE: Si vous ajuster l’estimé final et continuer d’ajouter des items en bas, l’estimé final sera re-calculé de nouveau par le système.
• d – Quand vous avez terminé, et que le client a accepté, cliquer sur «Sauvegarder et accepter» pour figer l’estimé et prévenir tout ajustement. Si le client n’a pas encore accepté l’estimé, vous pouvez cliquer sur «Sauvegarder» pour sauvegarder l’entrée de façon que vous poussiez retourner plus tard pour le modifier et l’accepter.

Estimé détaillé

Si vous avez besoin d’un estimé détaillé qui inclus des produits spécifiques, ou si vous n’êtes pas certain de l’estimé à donner et avez besoin de l’aide du système pour faire le calcul, vous pouvez faire un estimé par produit afin d’établir votre estimé de base.

• Choisir la catégorie appropriée pour l’organisation de votre estimé (vous pouvez avoir plus d’une catégorie) et ajouter le(s) produit(s) avec la quantité appropriée (voir «a» dans l’image suivante). Les valeurs haut et bas seront automatiquement calculées pour la catégorie selon les produits ajoutés. Une fois que tous les produits sont ajouté, vous pouvez ajuster la valeur haute selon votre estimation. Si vous désirez avoir simplement une catégorie avec l’ensemble des produits de tout type (examens, chirurgies, diagnostiques, etc), favoriser le choix de catégorie FRAIS DIVERS.
  • NOTE: Si vous ajusté l’estimé haut et bas pour la catégorie et continuer d’ajouter des produits associés, l’estimé pour la catégorie et l’estimé final seront re-calculés de nouveau par le système.
• Vous pouvez aussi continuer d’ajouter les haut et bas par catégorie sans produits dans le même estimé (voir «b» dans l’image)
• Inscrire des commentaires/explications dans le champs «Commentaires» au besoin (voir «c» dans l’image)
• L’estimé sera calculé tout seul par le système lors des entrées en bas. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez ajuster les chiffres selon votre besoin si nécessaire. NOTE: Si vous ajusté l’estimé final et continuer d’ajouter des items en bas, l’estimé final sera re-calculé par le système de nouveau. (voir «d» dans l’image)
• Quand vous avez terminé, et que le client a accepté, cliquer sur «Sauvegarder et accepter» pour figer l’estimé et prévenir tout ajustement. Si le client n’a pas encore accepté l’estimé, vous pouvez cliquer sur «Sauvegarder» pour sauvegarder l’entrée de façon que vous poussiez retourner plus tard pour le modifier et l’accepter. (Voir «e» dans l’image)

ATTENTION! Les boutons «Feuille de facturation» et «Estimate List» ont un bogue qui produira des erreurs dans votre estimé (les catégories seront en erreur et plusieurs catégories inutiles seront ajoutées automatiquement). Le fournisseur est avisé du problème et nous devrions avoir un correctif dans une version future. Nous vous suggérons de ne pas utiliser ces deux boutons en attendant.

Changement d’un estimé déjà accepté par le client en cours de visite

Une fois qu’un estimé est accepté, vous ne pouvez plus y faire d’ajustements, mais vous pouvez ajouter de multiples estimés si nécessaire aucours de la visite.

L’ensemble des estimés restent visibles dans la section Facturation afin de facilement voir l’évolution des différents estimés. Cependant, uniquement le dernier estimé accepté sera visible dans la section Facturation lorsque la section est condensée et sera celui utilisé pour les alertes de système liés avec les estimés.

Suivre les mêmes instructions utilisées pour ajouter votre premier estimé pour ajouter des estimés supplémentaires.

NOTE: Dans l’éventualité que l’estimé originel s’applique toujours et que vous désirez y ajouter d’autres items selon ce qui a été découverte au cours de la visite, vous pouvez utiliser l’option «Dupliquer» dans l’estimé originel. Pour le faire, cliquer sur le crayon à côté de l’estimé que vous désirez dupliquer et cliquer sur le bouton «Dupliquer».

Le nouvel estimé sera ouvert avec toute l’information importée de l’ancien estimé. Vous pouvez faire les modifications selon votre besoin. Ne pas oublier d’accepter ce nouvel estimé une fois accepté par le client.

Impression d’un estimé

Dans l’écran détails de l’estimé (l’écran où vous avez construit votre estimé), vous pouvez utiliser le bouton «Imprimer estimé» pour imprimer les détails de votre estimé.

Si l’estimé est déjà accepté, vous pouvez imprimer l’estimé via l’icône d’imprimante disponible à côté de l’estimé.

Correction d’un estimé mis sur la mauvaise visite

1. Cliquer sur le crayon à côté de l’estimé approprié.
2. Cliquer sur le bouton «Déplacer estimation»
3. Choisir la bonne visite/pré-admission de la liste
4. Cliquer sauvegarder pour effectuer le changement. NOTE: Le changement effacera l’acceptation (si déjà accepté). Vous devez accepter de l’estimé après le déplacement.

Annuler un estimé

Si vous avez commencer un estimé qui ne sera pas utilisé, vous pouvez l’annuler via le bouton «Annuler» disponible dans la fenêtre d’estimé disponible via le crayon à côté de l’estimé.

L’estimé restera dans le dossier, mais avec un statut annulé.

(dernière maj 6 mai 2021)