Gestion Journal des exceptions de facturation (23-02-2021)

Comptabilité, Facturation générale comptabilité, Index

Dans l’éventualité où VetView rencontre un problème lors du traitement d’une facturation ou d’un crédit liés avec des transactions Pyxis et des requêtes, la transaction sera inscrite dans le «Journal d’exceptions facturation» et, en attente de correction humain.

RECHERCHER LES TRANSACTIONS

Pour accéder à l’écran, cliquer sur le bouton «Navigation» dans le menu principal en haut de l’écran VetView (dans la barre bleue en haut de l’écran) et choisir l’option «Journal d’exceptions facturation».

À l’ouverture de l’écran, uniquement les transactions avec une erreur non-traitée seront visibles. Vous pouvez utiliser la section du haut pour cibler votre recherche:

  • a- Ce champ est le statut de l’entrée
    • «Oui» retourne les transactions déjà traitées. Il sert à visualiser les transactions et/ou ajouter un commentaire.
    • «No» retourne les transactions en attente de traitement
    • «Tous» retourne les entrées en attente de traitement et celles déjà traitées.
  • b – Cliquer pour effectuer votre recherche quand tous vos critères sont entrés
  • d – Ce champ vous permet de voir la liste des entrées associées avec un patient spécifique.
  • e – Ce champ vous permet de voir la liste des entrées pour une visite spécifique.
  • f – Ce champ vous permet de voir la liste des entrées pour un # de requête spécifique.
  • g – Ce champ vous permet de voir la liste pour un type de transaction spécifique, vos choix sont:
    • Frais Pyxis (problème pour facturer des frais d’une prise Pyxis)
    • Crédit Pyxis (problème pour créditer la facture pour un retour Pyxis)
    • Frais de requête (problème de facturation automatique lors de la soumission d’une requête)
    • Crédit requête (problème de crédit lors de l’annulation d’une requête.
  • h – Ce champ vous permet de voir la liste pour une période précise.

Vous trouverez les résultats de la recherche dans la section c dans l’image.

CORRIGER UN ERREUR DE FACTURATION

Vous pouvez avoir deux types d’erreurs de facturation (voir plus bas pour l’information sur les erreurs de crédit): (1) Erreur de # de produit ou (2) Aucune facture ouverte. Le log vous indiquera le type d’erreur. Cliquer sur la flèche vers le bas à gauche de la ligne pour visualiser les options de corrections/log des actions déjà prises.

Les choix de correction visible par défaut son«»:

  • MAJ info produit est utilisé lors d’une erreur # de produit
  • Ouvrir BT est utilisé pour ouvrir le BT et facturer les frais si une facture n’est pas déjà ouverte
  • Marquer traité est utilisé pour retirer l’entrée de la liste si elle ne sera pas corrigée
  • Ajouter commentaire est pour inscrire des explications au besoin. Cette étape est obligatoire si vous utilisez l’option Marquer traité.

Correction d’un échec de facturation en raison d’une facture non-ouverte, introuvable (la raison la plus commune)

1 – Cliquer sur le bouton «Ouvrir BT»

NOTE: Si vous recevez un message indiquant que le patient ne peut avoir qu’une facture ouverte, il y a déjà une autre facture en cours et, vous devez attendre sa fermeture afin de pouvoir traiter cette entrée.

2 – Cliquer sur le bouton «Facturer frais» qui est maintenant visible

Cette entrée est maintenant marquée comme traitée et les frais sont facturés au client. Si vous avez ouvert la facture lors ce processus, vous devez la fermer et envoyer la facture au client pour paiement. La ligne sera en vert et, vous pouvez voir l’historique des étapes.

NOTE: Dans certain cas précis, et uniquement avec une approbation administrative, le client ne sera pas responsable de ces frais. Par exemple, si trop de temps est passé entre l’erreur et le correctif. Dans un tel cas, vous devez faire un rabais sur une facture fermée et du type approprié pour la raison. Voir cette leçon pour plus d’information sur les rabais sur des factures fermées.

3 – Ajouter un commentaire s’il y a quelque chose à documenter (par exemple, si le client ne sera pas responsable des frais).

Correction d’un # de produit (bouton «MAJ info produit»)

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre s’ouvre où vous pouvez changer le # de produit et ajouter l’explication dans le pourquoi du changement du produit.

1 – Choisir le # de produit dans le champ «Produit».

2 – Entrer l’explication dans la boite vide en dessous du champ produit et cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour effectuer le changement.

3 – Si la facture appropriée est ouverte, l’option «Facturer frais» sera visible. Cliquer sur le bouton pour effectuer la facturation. Si la facture appropriée n’est pas ouverte, vous devez cliquer sur le bouton «Ouvrir BT» pour faire apparaitre le bouton «Facturer frais»

CORRIGER UNE ERREUR DE CRÉDIT

Cliquer sur la flèche vers le bas à gauche de la ligne pour voir les options possibles:

  • MAJ info produit est utilisé lors d’une erreur # de produit
  • Crédit client est utiliser pour générer le crédit dans le compte client.
  • Marquer traité est utilisé pour retirer l’entrée de la liste si elle ne sera pas corrigée.
  • Ajouter commentaire est pour inscrire des explications au besoin. Cette étape est obligatoire si vous utilisez l’option Marquer traité.

1- Cliquer sur «Crédit client» pour générer le crédit.

L’entrée est maintenant marquée comme traitée, la ligne sera en vert et, vous pouvez voir l’historique de ce qui a été fait.

N. B. Si le client a déjà payé sa facture, vous devez également traiter le crédit disponible dans le compte maintenant. Si le client n’a pas encore payé, le crédit sera appliqué automatiquement sur la facture non-payée sans autre étape supplémentaire.

(dernière maj 23 février 2021)