Cette leçon applique uniquement pour le personnel travaillant dans la Pharmacie Centrale du CHUV. Si vous travailler dans un service avec un dispensaire (pharmacie) clinique, voir cette leçon pour comment soumet et remplir vos ordonnances.

CONTENU BONUS: Voir cette leçon pour voir comment avoir une pharmacie de pré-sélectionnée en entrant sur l’écran de remplissage d’ordonnances.

Explications de base pour l’écran de liste des ordonnances

Pour accéder à la liste des ordonnances à remplir, cliquer sur l’option «Navigation» sur la ligne bleu en haut des écrans dans VetView et, sélectionner l’option «Ordonnance à remplir»

• a: Si vous aviez sélectionné une pharmacie par défaut dans votre profil de session, la pharmacie sera déjà sélectionnée. Si vous devez voir la liste d’attente d’autres pharmacies ou, si vous n’avez pas placé de pharmacie par défaut, cliquer dans ce champ pour sélectionner la pharmacie désirée.
• b: La liste des ordonnances est séparée selon leur état:
  • Queue des ordonnances à exécuter contient la liste des nouvelles ordonnances en attente d’être remplies;
  • Ordonnance(s) prête(s) à réviser est la liste des ordonnances qui sont préparées, mais qui sont en attente d’être contresignées;
  • Ordonnances en attente est la liste des ordonnances qui ont été placée dans le statut de En attente.
• c: Si vous n’avez pas inscrit un temps de rafraîchissement (voir d) ou, si vous voulez forcer la liste pour être rafraîchie, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour actualiser la liste en tout temps.
• d: Vous pouvez choisir le temps d’actualisation de la liste (par exemple aux 140 secondes). Vous devrez re-sélectionner cette option à chaque entrée sur l’écran.
• e: Vous pouvez réduire le nombre des ordonnances visibles dans la liste par nombre de jours. Si vous voulez voir uniquement ce qui a été soumis dans la dernière journée, mettre le chiffre 1 dans le premier champ et ensuite sélectionner jour dans la liste déroulante.
• f: Si vous avez mis un temps d’actualisation de la liste (voir d), et si votre ordinateur a le son ouvert, vous pouvez avoir un alerte sonore à l’arrivée d’une nouvelle ordonnance.
• g: Cliquer sur les jumelles à droite de l’ordonnance pour accéder aux détails et la traiter.
• h: Voir cette leçon pour plus d’information sur l’annulation des ordonnances non-remplies.
• i: Si vous placez votre souris sur le petits i bleu, vous pourrez voir les détails de l’ordonnance ou du patient (selon le i choisi)

Remplir une ordonnance

1 – Trouver l’ordonnance à remplir dans la liste des ordonnances

2 – Cliquer sur les jumelles à la droite de l’ordonnance dans la liste (g dans l’image en haut)

3 – Sur l’écran qui s’ouvre, cliquer sur le bouton «Commencer remplissage» pour accéder à la section avec les détails pour: la facturation, l’inventaire et l’étiquette.

Voir cette leçon si un message «Pas de BT ouvert» apparait en rouge dans la section «Facture».

4 – Remplir les champs obligatoires et executer l’ordonnance

• a: Mettre la quantité à FACTURER dans ce champ. Cela devrait être la quantité totale qui sera remise au client. Voir aussi la section «Explications du comportement dans la section «Information facturation/inventaire» écran de remplissage des ordonnances» plus bas pour plus de précisions.
• b: Mettre la quantité à réduire de l’inventaire dans ce champ. S’il y a plusieurs entrées, choisir les lots qui correspondent avec ce que vous utilisez. Voir aussi la section «Explications du comportement dans la section «Information facturation/inventaire» écran de remplissage des ordonnances» plus bas pour plus de précisions.
• c: Cliquer sur le bouton «Obtenir # ord» pour assigner le prochain numéro d’ordonnance disponible. Vous ne pouvez pas finaliser l’ordonnance sans avoir fait cette étape.
• d: Nom sur étiqu: est rempli automatiquement selon le nom du médicament sur l’ordonnance. C’est le nom qui s’imprimera sur l’étiquette. Vous devez le laisser tel quel sauf dans des cas très précis. Si vous devez le changez, vous devrez inscrire pourquoi dans le « commentaire interne » en haut de l’écran.
• e: Directives seront remplies automatiquement selon les directives incluses dans l’ordonnance. Ce sont les instructions qui seront imprimées sur l’étiquette. Dans certains cas très précis, vous pouvez les modifier (par exemple, si le personnel clinique a fait ses instructions en français mais vous a demandé de remplir en anglais ou, si les instructions sont trop longues pour l’étiquette.
• f: Quantité sera inscrite automatiquement selon la quantité et unité du médicament dans l’ordonnances. Vous pouvez le modifier pour préciser l’unité ou si la quantité demandé n’est pas disponible et vous avez besoin de remplir un quantité réduit.
• g: Date d’expiration doit être choisie manuellement. Vous devez inscrire la date d’expiration du médicament selon l’emballage ou, pour un maximum de 1 an (celui qui est le plus bas entre les deux).
• h: Lot doit être inscrit selon le choix d’inventaire (section b). Si vous avez eu besoin d’utiliser plus qu’un lot, mettre celui qui le plus représentatif.
• i: Vous pouvez également ajouter des instructions supplémentaires sur le petit morceau au bas de l’étiquette via cette section. À titre d’exemple, vous pouvez mettre le mot «Agiter» si cela s’applique pour le médicament.
• j: Vous devez inscrire le «Technicien(ne)» qui a préparé l’ordonnance, la personne qui a «Contre-signée» (validé la préparation de l’ordonnace) et mettre le mot de passe. Vous devez être la personne dont le nom est inscrit dans «Contre-signé par» pour pouvoir utiliser votre mot de passe. NOTE: Dans le cas vous seriez tout seul et devez remplir l’ordonnance, vous pouvez mettre votre nom dans les 2 champs. Dans un tel cas, vous devez avoir eu l’étape de validation avec un vétérinaire CHUV. Mettre son nom dans le commentaire interne pour documenter qui l’a validé.
• k: Une fois que l’ensemble de l’information est inscrite, cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour actualiser l’étiquette.
• l: Si vous avez terminé la préparation de l’ordonnance, mais que la personne qui doit la valider n’y est pas, vous devez cliquer sur le bouton «Soumettre pour révision» pour la mettre dans cette section sur la liste des ordonnances. Vous/eux pourrez retourner sur l’écran plus tard pour finaliser l’ordonnance.
• n: Cliquer sur l’icône imprimante pour imprimer l’étiquette. Votre ordinateur doit avoir accès à une imprimante Zebra.
• m: Inscrire le mot de passe correspondant avec le nom dans le champ «Contre-signé par» et cliquer sur le bouton «Terminer/exécuter ord» pour finaliser le remplissage de l’ordonnance. La facturation et la réduction d’inventaire seront fait automatiquement avec cette étape.
  N.B. Le système vous demandera si vous désirez rester sur l’écran ou si vous désirez retourner à la liste. Si vous avez oublié l’étape d’impression d’étiquette, vous pouvez rester sur l’écran pour le faire.

Annulations, en attente et autres

Vous pouvez également effectuer d’autres actions sur cet écran.

• a – «Rejeter»: Ce bouton est utilisé quand l’ordonnance doit être annulée en raison d’une erreur du protocole de pharmacie, et pour être re-soumis par le personnel clinique.
• b – «Annuler»: Ce bouton est utilisé pour annuler une requête pour toute autre raison.
• c – «Transférer»: Ce bouton débute le processus pour changer la pharmacie où l’ordonnances sera remplie. Voir cette leçon pour plus d’information.
• d – «En attente»/«Retirer «En attente»»: Ce bouton changera le statut de l’ordonnance vers en attente, ce qui bloque le remplissage et, la mettra dans la liste «En attente» plus bas sur l’écran «Ordonnnances à remplir». Une fois que le statut est changé, le bouton change pour «Retirer «En attente»». Lorsque vous serez prêt pour remplir l’ordonnance, vous devrez retirer le statut d’en attente avant de pouvoir procéder.
• e – «Modifier»: Ce bouton est disponible uniquement dans les sessions du personnel approuvé par la Direction selon les règles OMVQ pour modifier l’ordonnance originelle. Si vous devez modifier l’ordonnance, mais que ce bouton n’est pas présent dans votre session, contacter le pharmacien.

Facturation de matériel complémentaire dans une ordonnance

Si vous devez exceptionnellement facturer un produit de matériel supplémentaire avec l’ordonnance (par exemple une aiguille spécialisée pour un médicament), vous pouvez ajouter d’autres produits à facturer et, réduire l’inventaire lors du remplissage d’ordonnance. Le produit doit être identifié comme un produit de la pharmacie (il doit avoir les paramètres de l’ordonnance comme les produits de médicament).

• a: Dans la section «Ajouter un autre produit», trouver le produit (par numéro ou nom).
• b: Inscrire la quantité à facturer et la quantité d’inventaire à réduire comme vous le faites pour une ordonnance normale.
• c: Si vous avez ajouté le mauvais produit, cliquer sur le x rouge pour le rétirer

Changement d’un produit dans le remplissage en raison d’une rupture de stock.

VOUS POUVEZ FAIRE CETTE ÉTAPE UNIQUEMENT DANS LE CAS OÙ LE MÉDICAMENT EST DANS LA MÊME FAMILLE DE GÉNÉRIQUES. Si la rupture de stock oblige un changement complet de médicament, le vétérinaire traitant devra soumettre une nouvelle ordonnance.

• Cliquer sur le x rouge pour effacer le produit (c dans la section Facturation du matériel complémentaire dans une ordonnance en haut).
• Suivre les instructions pour Ajouter un autre produit (section Facturation de matériel complémentaire dans une ordonnance en haut).
• Mettre une explication dans le champ Commentaire interne en haut de la page.

N.B. Si le rupture de stock devient permanent, voir avec le pharmacien pour changer l’ordonnance originelle s’il y a des renouvellements restants.

Explications du comportement dans la section «Information facturation/inventaire» écran de remplissage des ordonnances

La section «Information facturation/inventaire» est une section dynamique sur l’écran remplissage des ordonnances. Selon l’état de l’inventaire pour le produit, vous observerez que les options dans cette section changeront.

NB: Dans cette documentation, «disponible» veut dire que dans VetView, il y a l’inventaire “in stock”.

1 – Quand il n’y a aucune zone d’inventaire qui a le produit de disponible dans le système la section «Information facturation/inventaire» sera complètement vide.

Pour résoudre le problème dans ce cas, AVANT de remplir l’ordonnance, vous devez finaliser votre réception d’inventaire OU faire un transfert d’inventaire vers une zone d’inventaire associée avec votre pharmacie. Si vous aviez déjà commencé le remplissage de votre ordonnance, vous devez quand même inscrire le # de produit dans le champ «Ajouter un autre produit», et ensuite, la section inventaire sera disponible.

2 – Quand il y a au moins une zone d’inventaire qui a le produit disponible dans le système, mais que ce n’est pas une zone d’inventaire associée avec la pharmacie où l’ordonnance doit être remplie la section «Information facturation/inventaire» aura le produit de disponible dans la portion facturation, mais la portion inventaire sera vide.

Par exemple: La reception d’inventaire a été effectuée vers la distribution centrale au lieu de la pharmacie centrale. Pour résoudre le problème dans ce cas, AVANT de remplir l’ordonnance, vous devez faire un transfert d’inventaire, ensuite la section inventaire sera aussi disponible. Ne pas oublier de rafraichir l’écran.

3 – Quand le produit est disponible dans une zone d’inventaire associée avec votre pharmacie la section «Information facturation/inventaire» sera pleinement rempli4 (section facturation et inventaire).

(dernière maj 15 déc. 2020)