Gestion Caisse Journalière (24-02-2021)

Comptabilité, Facturation générale comptabilité, Facturation Générale, secrétariat, Facturation PH-DC, Index, Pharmacie/Distribution Centrale, Secrétariat

OUVRIR UNE CAISSE

Avant de pouvoir fermer des factures, prendre des paiements/appliquer des crédits et dépôts, faire un remboursement, ou faire certaines transactions dans l’écran de comptabilité, vous devez ouvrir une caisse.

1 – Cliquer sur le bouton «Navigation» en haut et à droite dans VetView et Choisir l’option «Caisse journalière».

2 – Sélectionner la caisse à ouvrir (image disponible entre les étapes 2 et 3 de cette leçon)

  • 2a – Cette section présente la liste des caisses disponibles. Vous devez cliquer une fois sur la ligne appropriée pour sélectionner la caisse à ouvrir (elle sera en bleue et une section «Totaux de caisses» sera visible en bas de l’écran)
    • Si vous voyez une date dans la colonne «Ouverte», la caisse est déjà prise par quelqu’un d’autre et, vous devez en choisir un autre.
  • 2b – Ne pas oublier qu’il y a plusieurs pages de choix. Si vous ne trouvez pas la caisse appropriée, basculer entre les pages via les boutons de navigation.

NOTE: Ne pas oublier de choisir une caisse correspondant avec l’endroit où vous travaillez.

  • Si vous travaillez aux Admissions Petits Animaux, utiliser une des caisses suivantes:  CAISSE-ACIE #1, CAISSE-ACIE #2, CAISSE-ACIE #3, CAISSE-ACIE #4, CAISSE-ACIE #5, CAISSE-ACIE #6
  • Si vous travaillez à la Boutique, utiliser une des caisses suivantes:  CAISSE-BOUTIQUE #1, CAISSE-BOUTIQUE #2
  • Si vous travaillez à la Comptabilité, utiliser une des caisses suivantes: CAISSE-COMPTABILITÉ, CAISSE-COMPTABILITÉ #1, CAISSE-COMPTABILITÉ #2, CAISSE-COMPTABILITÉ #3, CAISSE-COMPTABILITÉ #4
  • Si vous travaillez aux Admissions Grandes Animaux, utiliser une des caisses suivantes: CAISSE-GA #1, CAISSE-GA #2, CAISSE-GA #3
  • Si vous travaillez dans le service de Médecine de Refuge CHUV, utiliser une des caisses suivantes:CAISSE-MÉD. REFUGE 1, CAISSE-MÉD. REFUGE 2
  • Si vous travaillez à la Distribution ou Pharmacie Centrale, utiliser une des caisses suivantes: CAISSE-PHARMA-DC #1, CAISSE-PHARMA-DC #2, CAISSE-PHARMA-DC #3, CAISSE-PHARMA-DC #4

3 – Vous pouvez laisser le montant par défaut dans le champ « comptant de départ ». En date du 26-02-21, le comptabilité ne l’utilise pas pour leur validations des montants (décision B. Richard). Ensuite, cliquer le bouton «Ouvrir la caisse».

4 – Vous devez également cliquer sur le bouton «Logon caissier» qui devient disponible suite à l’ouverture d’une caisse. Si vous oublier cette étape, vous recevrez un message d’erreur mentionnant que votre caisse n’est pas ouverte lorsque vous essayerez de faire une transaction de caisse.

Votre caisse est maintenant ouverte et prête à être utilisée.

FERMER UNE CAISSE

Afin d’éviter des problèmes pour la comptabilité, il est important de fermer votre caisse à la fin de votre journée de travail.

1 – Cliquer sur le bouton «Navigation» en haut et à droite dans VetView et Choisir l’option «Caisse journalière».

2 – Sélectionner votre caisse ouverte dans la liste des caisses en haut de l’écran et imprimer les 2 rapports via les boutons «Imprimer le rapport des transactions» et «Imprimer des totaux des caisses».

3 – Comparer le rapport précédemment imprimé avec les transactions qui ont été fait (coupon de caisse, argent comptant, chèques) et apporter les corrections nécessaires au besoin dans la section «Totaux de caisses» colonne «Caissier». Cette information sera utilisée par la comptabilité pour valider les dépôts le lendemain.

  • «Comptant total» est calculé pour vous par le système selon ce que vous inscrivez dans les autres champs
  • «Petite monnaie libre» est le total de la petite monnaie qui n’est plus dans un rouleau. Vous n’avez pas besoin de remplir ce champ (décision B. Richard 26-02-2021)
  • «Rouleaux de monnaie» est le total de la petite monnaie qui est toujours dans un rouleau. Vous n’avez pas besoin de remplir ce champ (décision B. Richard 26-02-2021)
  • «Papier-monnaie» est le total de l’argent papier dans votre caisse
  • «Cheques» est le total de vos chèques selon votre calcul pour les chèques dans votre caisse
  • «Cartes de crédit» et le total des cartes de crédit selon les reçus générés par le terminal bancaire pour votre caisse.
  • «Agence financier n’est jamais utilisé (février 2021).

4 – Choisir l’option «Date/heure de la dernière transaction» vous assurer de la bonne date de fermeture de votre caisse et cliquer sur le bouton «Fermer la caisse» pour fermer votre caisse.

Votre caisse est maintenant libérée pour utilisation par d’autre cassiers. Si vous devez faire d’autres transactions de caisse, vous devrez d’ouvrir la caisse de nouveau.

Ne pas oublié:

  • Laisser une note dans la caisse métallique de l’argent qui nous est dû
  • Fermer le terminal bancaire
  • Mettre le tout (rapport des transactions, argent, coupons de caisse) dans un étui et déposer au coffre-fort

(dernière maj 24 février 2021)