Les réductions ASAQ sont traitées de façon spécifique. Au besoin, voir cette leçon pour plus d’information générale sur la gestion des factures ASAQ.

Seul le personnel ayant accès à “ouvrir une caisse” peut appliquer des ajustements.

Type d’«ajustements» dans VetView:

• Ajustements sur FACTURE OUVERTE
  • Ces ajustements sont des types de «rabais»
  • Principalement, il s’agit de «Rabais Enseignement (R)» et «Rabais Fonctionnement (R)»
  • En cas de doute sur le type de rabais à appliquer, veuillez contacter le service de comptabilité pour plus de précisions.
  • À noter, le type de rabais «Réduction biosécurité (R)» doit être approuvée par la Direction AVANT d’être appliquée.
• Ajustements sur FACTURE FERMÉE – Exemples:
  • Une demande de rabais qui n’a pas été soumise ou appliquée au moment de la fermeture de la facture.
  • Une correction sur une facture déjà fermée. Dans ce cas, choisir l’option «Correction facture (R)»
  • Un retour de marchandise. – Option applicable lors du retour AUTORISÉ, selon les critères établies (tel que quantité restante (sac de nourriture sèche), condition du matériel, etc) de certains produits et/ou matériel (nourriture, accessoires, matériel) Choisir l’option «Retour de marchandise (R)» pour ce type d’ajustement
  • IMPORTANT: Le crédit de MÉDICAMENT ayant été sorti du CHUV N’est PAS autorisé puisque les conditions dans lesquelles le produit a été entreposé ou manipulé ne sont pas connues ni garanties
  • Un Remboursement de dépôt facturé au client pour la location d’un équipement CHUV (Prêt de Holter). Au retour de l’équipement, et après autorisation du service demandeur suite à l’inspection du matériel prêté, choisir l’option «Retour location» afin de créditer le client du montent du dépôt et procéder à son remboursement. À NOTER, pour ces cas précis, le montant perçu en «dépôt» est un montant défini via un produit de facturation. Voir cette leçon pour plus d’information sur la prise de dépôts.

Ajustements sur FACTURE OUVERTE

1) Via l’écran «Détails du BT» :
1.a) Cliquer sur le bouton «Ajouter ajustement»
1.b) Choisir le type de rabais approprié dans le champ «Type d’ajustement»
1.c) Inscrire le montant du rabais à appliquer dans le champ «Montant»
1.d) Inscrire la raison du rabais, le nom du demandeur et, si différent celui de la personne qui l’a approuvé dans le champ «Commentaires»
1.e) Dans le champ «Méthode d’application»:
* sélectionner «sans associationaux produits» pour appliquer le rabais sur les items au hasard s’il s’agit d’une réduction générale sur l’ensemble de la facture
* sélectionner «Choisir produits» si le rabais s’applique à un ou des item(s) spécifique(s). (Exemple: Radiographie, EPOC, etc)

2) Si vous avez sélectionné l’option «Choisir produits» dans l‘étape précédente, il faut choisir le(s) item(s) et le montant à appliquer.
a) Dans le champ «Ajustement» à droite de la ligne, inscrire le montant de la réduction pour cette ligne
b) Cliquer sur le bouton «Appliqué» pour appliqué le rabais sur la facture.

IMPORTANT: Le montant inscrit dans le champ «Montant» ne doit pas être exedentaire à celui de l’item sur lequel l’appliquer – Exemple: Le montant inscrit dans la demande de rabais inclus les taxes alors que celui inscrit sur la facture correspond à celui de l’item AVANT l’application des taxes.

3) La ligne «Ajustement – NOM TYPE DE RABAIS» sera visible en bas de la liste des items facturés et, le total des réductions sera quant à lui visible en bas de l’écran.

ANNULATION AJUSTEMENT: Il est possible d’annuler un ajustement (rabais) au besoin en sélectionnant le ligne du rabais et en cliquant sur le bouton «Effacer Ajustement»

Ajustements sur FACTURE FERMÉE

Dès la fermeture d’une facture, il n’est plus possible d’y faire d’ajustements (rabais ou correctifs de facture) via l’écran Détails du BT. Il faut alors ouvrir l’écran de comptabilité (barre de navigation) et sélectionner dans l’onglet «Ajustements» –> «Ajustements factures fermées»

a) «Sélectionner compte client»: Le # du compte client est la méthode de recherche la plus efficace, il est toutefois possible de chercher à partir du nom du client.

b) «Sélectionner visite»: Choisir la visite ou BT pour laquelle il y a un ajustement à faire (liste via menu déroulant) Si la visite/BT en question n’apparaît pas dans la liste, il n’est soit pas possible d’effectuer d’ajustement (facture à 0.00$) ou la facture reliée à la visite en question n’est pas fermée

c) «Montant ajustement»: Inscrire le montant TOTAL à réduire en ajustement

d) «Type»: Choisir le type d’ajustement à faire

e) «Raison»: Inscrire une courte explication pour l’ajustement de même que la personne qui l’a approuvé.

f) «Revenu service» et «Revenu DMV» (optionnel)

g) «Distribuer Ajustement» doit être utilisé pour une réduction générale sur l’ensemble de la facture. Le système redistribuera le montant inscrit dans le champ «Montant ajustement» (c) de façon aléatoire sur les items facturés. NE PAS utiliser ce bouton si l’ajustement demandé doit être appliqué sur un ou des produits précis.

h) Colonne «Ajustement».

• Si l’action «Distribuer Ajustement» a été faite, les montants seront déjà inscrits à l’ensemble des items de la facture – Passer ainsi à l’étape k).
• Dans le cas contraire, il faut inscrit le montant approprié dans ce champ pour chacune des lignes applicables.
• Le montant total de cette colonne doit être égal au montant inscrit dans le «Montant ajustement » (c).

i) Cliquer sur le + vert à la droite de la ligne pour ajouter la ligne dans la section «Ajustements sélectionnés» et ainsi les appliquer à la facture

j) «Montant aj. non-appliqué» indique le montant qui reste à envoyer dans la section «Ajustements sélectionnés». Vous NE pouvez PAS passer à l’étape k) «Appliquer les ajustements», si ce chiffre n’est pas 0$.

k) Cliquer sur le bouton «Appliquer les ajustements» pour terminer la transaction.

Une fenêtre de confirmation s’ouvrira.:

• Si vous avez besoin d’imprimer ou télécharge un reçu de confirmation, sélectionner l’option «Voir BT»
• Cliquer sur le bouton «Continuer» pour effectuer la transaction.

• Si le client a un solde antérieur à son compte (relié à cette facture ou non), le montant du crédit généré par cet ajustement sera appliqué au solde en cours.
• Si la facture a déjà été payée, un crédit sera généré par cette transaction.
• Pour le traitment de ce crédit (remboursement), vous pouvez cliquer sur le bouton «Aller à la caisse» et poursuivre les étapes nécessaires au remboursement.

l) Avant de cliquer sur le bouton «Appliquer les ajustements», il est possible, au besoin, d’apporter des correctifs em cas d’ereur d’items ou de montant

• Il suffit de cliquer sur le X rouge à la droite d’une ligne pour retirer le montant d’ajustement qui y est associée.

• Une fois le montant retiré, il faut également le retirer le montant du champ «Montant ajustement» OU l’appliquer à un autre item.

01-02-2024