I – GESTION DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE

Dans les deux Refuges, l’inventaire peut être obtenu par :

1. Dons
2. Transfert d’inventaire CHUV

En attendant une analyse plus profonde autour de la gestion d’inventaire des Refuges à venir avec Dr Yves Rondenay, la gestion d’inventaire des deux Refuges ne sera pas gérée dans le système VetView au début. Cependant, certaines transactions seront nécessaires.

• Pour le lancement d’utilisation de VetView, les dons n’ont pas un suivi d’inventaire. Il n’aura pas une réception d’inventaire et il n’y aura pas une trace d’usage dans le système VetView.   
  • Les achats (CDMV et autre) effectués dans des comptes CHUV seront reçus dans la Pharmacie Centrale ou Distribution Centrale et un transfert d’inventaire sera effectué pour réduire l’inventaire et établir une valeur de transfert vers les services Médecine du Refuge CHUV. Ce chiffre sera pris en compte du budget annuel.  NB :  Tous achats doivent passer par des comptes CHUV et un transfert d’inventaire fait.

Exception : Un suivi strict de l’utilisation des narcotiques est obligatoire. Ces suivis officiels seront effectués en utilisant le système papier actuellement utilisé par les services. Cependant, toute utilisation des narcotiques doit être aussi documentée dans le dossier du patient. Voir le (E) Profil pharmacologiqueplus bas dans ce document pour plus d’information.

II – Gestion des dossiers informatiques

Gestion informatique

Les éléments suivants seront entrés directement dans le système VetView

(A) Dossier administratif du patient

Explication : Le « dossier administratif du patient » peut inclure :

• La création et la modification des clients
  • La création et la modification des patients
  • La création des « préadmissions »
  • L’ouverture des « visites »
  • La création et modification des médailles et autres IDs incluantes
    • # Médecine Refuge CHUV
    • Médailles de rage 
    • Médailles de micropuce
    • # Micropuce
    • Tatouage (plusieurs choix)
    • Info – Pacemaker
    • Etc.
  • La création et modification des « alertes » patients, client, et visites
  • L’ajout des contacts (autres clients avec une relation avec l’animal, par exemple la famille d’accueil pour la période où l’animal est en attente d’adoption.)
  • Le transfert du propriétaire pour des animaux abandonnés si l’animal a eu déjà un dossier CHUV et quand un animal est adopté.

Exceptions à noter : 

• Les équipes des Refuges n’auront pas la responsabilité ni de la fusion des clients ni de la fusion des patients. Ceci est donné uniquement au personnel spécifique. Le personnel du Refuge devrait contacter la comptabilité dans l’éventualité qu’une fusion du client ou patient soit nécessaire.
• Aucun bénévole ni étudiant en rotation normale ne sera responsable de la gestion du dossier administratif du patient pour les deux Refuges.
  • NB:  Les «Étudiants coordinateurs» sont les bénévoles étudiants 1er-3e année qui sont normalement embauchés pour un an ou plus.  Ces étudiants auront les mêmes responsabilités qu’un TSA dans le service du Médecine du Refuge CHUV, incluant des tâches administratives comme l’ouverture des visites et fermeture des factures.
• Tous les cas auront leur propre dossier du patient sauf pour des cas traiter dans des journées de stérilisation effectuées par Médecine du Refuge CHUV. En raison du volume, ces cas seront traités dans un patient de troupeau générique. La gestion du dossier médical, incluant l’identification des patients individus, est décrite dans la section « (C.) Dossiers médicaux » plus bas dans ce document.
• Le personnel dans ce service peut créer que des clients normaux (les clients avec un niveau du prix «NORMAL CLIENT» sur l’écran du client).  Dans l’éventualité qu’ils aient besoin d’assigner un autre niveau du prix (employée/étudiant/etc.), ils devront créer le client comme un client normal et aviser la comptabilité pour le niveau du prix.  En attendant du traitement du changement du niveau, le Refuge peut traiter leur dossier médical et facturation, mais ils ne devront pas fermer la facture avant que le changement soit effectué afin de pouvoir appliquer le rabais automatique approprié.
• Le personnel dans ce service ne peut pas créer des clients internes.  Pour tous besoins client internes, le service devrait contacter la comptabilité pour des suites.
• Le personnel dans ce service ne peut pas ajouter une exemption de taxe au client.  Si un client qui a ce droit se présente au Refuge, le service devrait contacter la comptabilité pour des suites.

Responsabilités du personnel : 

Les vétérinaires du Médecine du Refuge CHUV,le TSA assigné au Refuge à temps plein, les Étudiants coordinateurs, et la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service seront responsables pour 99 % de la gestion du dossier administratif de leurs patients. 

En cas d’absence ou non-disponibilité de tout personnel permanent du Refuge, le secrétariat et la comptabilité peuvent être sollicités pour effectuer ces tâches.

Le « personnel permanent du Refuge petits mammifères » n’existe pas. Ils sont le personnel du service Médecine Zoologique du CHUV. La gestion du dossier administratif des patients du Refuge petits mammifères est la même gestion que des cas du Médecine Zoologique (un mélange du secrétariat et personnel du service) avec l’ouverture des visites effectuées par le secrétariat.  

(B) Horaire

Explication : La « création des horaires » est la responsabilité de Fabienne Binggeli avec ou sans des plages prédéfinies selon des besoins des services. 

Responsabilités du personnel :

Dans les 2 refuges, les vétérinaires, le TSA assignés au Refuge ou au Médecine Zoologique en temps plein, les Étudiants coordinateurs, et la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service seront responsables pour des rendez-vous mis sur l’horaire (ajouts et retraits) quand ceci applique. Les exemples du type des R.V.s qui seront mises sur leurs horaires sont des adoptions, des consultations et des procédures/chirurgie pour des cas externes (par exemple des cas en foyer, mais sous le soin du Refuge, des cas en provenance d’un autre Refuge, etc.), la télémédecine, et les animaux abandonnés.  

(C) Dossiers médicaux du service

Explication : Le dossier médical du service est les éléments du dossier médical qui sont remplis et vérifiés par le service directement. Voir aussi section (D) Services effectués hors du Refugeet (E) Profil pharmacologique dans ce document.

• les anamnèses
• les examens
• les rapports les procédures et chirurgies faites par le service directement
• lettres de congés
• sommaires des traitements journaliers
• suivis des signes vitaux
• liste des problèmes
• liste des diagnostics
• log de communications

Responsabilités du personnel :

• L’ensemble du personnel associé avec les Refuges, excluant des bénévoles qui ne sont pas des étudiants FMV, est responsable d’ajouter les éléments dans le dossier médical qui sont appropriés pour le scénario.  
• Le vétérinaire responsable du cas doit corriger les entrées s’ils si elles ont été entrées par d’autres personnels du Refuge. 
• Le vétérinaire responsable du cas doit « vérifier » (la signature électronique) tous les éléments du dossier médical dans le système.
• Le vétérinaire responsable du cas doit « fermer » la visite après que l’animal est sorti du CHUV et après avoir validé que le dossier est complet.

(D) Services effectuées hors du Refuge

Explication : D’une manière générale, les deux Refuges font l’ensemble des interventions sur leurs patients, mais dans certains scénarios, ils ont besoin d’une intervention d’un autre service CHUV, par exemple imagerie.

Responsabilités du personnel :

• Dans l’éventualité que le cas ait besoin d’une consultation interne avec une spécialiste CHUV, la demande doit être initiée par le Refuge via une requête dans VetView suite de l’approbation du spécialiste. La responsabilité du vétérinaire traitant est de s’assurer que de bonnes requêtes sont effectuées dans VetView. Le service qui donnera la consultation est responsable de la facturation appropriée et l’écriture et validation du rapport de procédure/consultation. Voir (G) Facturation interne pour plus d’information sur la facturation interne pour des Refuges.
• Dans l’éventualité que le cas ait besoin de l’imagerie, la requête appropriée doit être soumise par le Refuge, en incluant l’information sur qui prendra des images et si un rapport du radiologue sera nécessaire ou non (l’équipe du Refuge ou l’équipe d’imagerie). L’équipe d’imagerie est responsable de la facturation appropriée et l’écriture et validation du rapport d’imagerie quand approprié. Voir (G) Facturation internepour plus d’information sur la facturation interne pour des Refuges.
• Dans l’éventualité que le cas ait besoin d’un test offert par le service du Laboratoires SD, afin de garder le rabais octroyé aux Refuges, la demande doit être soumise sur papier. Voir la section Laboratoires SD pour plus d’information.
• Voir aussi la section Marche à suivre TRANSFER BON SAMARITAIN pour des précisions sur des cas de «Bon Samaritain»

(E) Profil pharmacologique

Explications : Un profil pharmacologique numérique doit être maintenu pour tous patients des Refuges.

Pour le service du Médecine du Refuge CHUV, tous médicaments donnés aux patients doivent être inscrits dans leur dossier médical dans

• le rapport écrit dans VetView pour une session d’anesthésie. N. B. Contraires à toutes autres entrées de médicament, ces médicaments ne sont pas visibles dans la section « Profil pharmacologique » du dossier patient. L’information reste uniquement associée avec la requête.
• Une ordonnance faite dans VetView. Ceci peut inclure des ordonnances qui seront remplies à l’externe (« ordonnance externe ») ou des ordonnances qui seront remplies par une pharmacie CHUV (la Pharmacie Centrale ou la pharmacie du Médecine Zoologique).
• Des entrées manuelles dans la section « Médicaments » de la visite
• Des entrées faites automatiquement par des prises Pyxis.

Le Refuge petits mammifèressera traité comme tous cas de Médecine Zoologique sauf l’utilisation du médicament qui était reçu par «don». Dans un tel cas, ils auront des entrées manuelles dans la section «Médicaments» de la visite.

Responsabilités du personnel : 

Les vétérinaires, le TSA et Étudiants coordinateurs du Médecine du Refuge CHUV sont responsables d’ajouter les médicaments dans le dossier médical. Les vétérinaires sont responsables d’approuver les ordonnances et vérifier les médicaments ajoutés manuellement au dossier.

Les vétérinaires, les TSAs et des étudiants du Refuge petits mammifères sont responsables d’ajouter les médicaments dans le dossier médical. Les vétérinaires sont responsables d’approuver les ordonnances et vérifier les médicaments ajoutés manuellement au dossier.  

(F) Rappels

Explications : Comme les services de Médecine du Refuge CHUV et Refuge petits mammifères donnent des vaccins, ils ont besoin de fournir des rappels des vaccins. Ces rappels seront gérés via un rapport de liste des rappels dans VetView basé sur la facturation.  Leur fonctionnement au lancement sera exactement comme il est pour Pratique Générale.  Dans la prochaine version du VetView, une transition vers une gestion des rappels plus dynamique sera faite.

Responsabilités du personnel : Les rappels de vaccin seront gérés par le TSA, les Étudiants coordinateurs, ou les vétérinaires dans le service.

(G) Facturation interne

Explications : Un rabais automatique du 50 % sera octroyé aux factures du Médecine du Refuge CHUV (84269) et du Refuge petits mammifères (15946). Ce rabais ne peut pas donner un rabais en dessous du « coût » (le prix minime du produit) de la procédure ou d’un produit d’inventaire qui sont établis par le CHUV.

Responsabilités du personnel : 

Les factures internes seront fermées en fin de visite, par exemple juste avant l’adoption de l’animal par le vétérinaire, TSA du Refuge ou Étudiant coordinateur pour les cas du Médecine du Refuge CHUV. Si personne ayant un accès pour fermer les factures n’est disponible dans le service, la comptabilité ou le secrétariat peut fermer la facture. 

Les factures du Refuge petits mammifères seront fermées par la comptabilité en fin de la visite.  Le service doit ajouter une alerte «Commentaire VISITE» avec le commentaire «Facture à jour» dans la visite pour aviser la comptabilité que la visite est prêtre à fermer. 

Pour aider dans la gestion du budget annuel, les factures internes sont transférées à la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service le mois suivant de la fermeture de la facture en format sommaire.

Comptes clients internes : 

• 84269, Médecine du Refuge CHUV est pour tous patients chiens et chats. 
  
  Les clients 999 Bon Samaritain, 1000 Le Refuge-CHIENS, et 1002 Le Refuge-CHAT, qui ont été utilisés pendant des années pour la facturation interne seront inactivés, mais les factures et dossiers médicaux associés seront toujours accessible. Voir la section Migration des données visites en cours pour plus d’information sur des patients existants.
  • 15946, Le Refuge petits mammifères est pour tous patients petits mammifères (exotiques). Ce client était utilisé pour la facturation et certains éléments du dossier médical depuis 2008 et ceci ne pose aucun problème pour le service.  

Nettoyage des comptes clients internes

Les clients 999 Bon Samaritain, 1000 Le Refuge-CHIENS, et 1002 Le Refuge-CHAT, qui ont été utilisés pendant des années pour la facturation interne seront inactivés.

Suite des validations (mai 2020) avec le secrétariat, la comptabilité, la direction et le Refuge, ces comptes ne seront plus nécessaires.

• Les comptes 1000 et 1002 ont été utilisés pour la facturation du matériel/médicament via la facturation interne pendant des années.  Ces transactions sont maintenant traitées via des transferts d’inventaire.
• Les comptes 1000 et 1002 ont été utilisés pour la facturation interne des services internes du CHUV (par exemple imagerie).  Cette facturation sera effectuée dans le dossier du patient qui sera associé avec le client 84269.
• Le compte 999 était utilisé pour plusieurs fins pendant des années, incluant, entre autres et plus récemment, des transferts des factures vers le Refuge quand l’animal est abandonné.  Les cas du «Bon Samaritain» seront maintenant transférés vers le client 84269 s’il est un chien ou un chat ou vers 15946 s’il est un petit mammifère.  L’approbation de transfert d’un cas «Refuge» sera la responsabilité du Vétérinaire associé avec le Refuge. 

Les étapes à prendre pour inactiver ces trois comptes sont:

1. Aviser le secrétariat, la comptabilité, Urgentologie, Pratique Générale, et Médecine Zoologique qu’il y a un changement.
   1. Mettre à jour la documentation/procéduriers existante qui donne des consignes sur la réception et traitement des cas de Bon Samaritain. Cette mise à jour devrait inclure, si possible, 
      *  les règles de facturation.
      *  les limites de facturation (maximum par «visite»)
      *  les approbations nécessaires du service Refuge avant la réception du cas
   2. Utilisant le recensement papier du Refuge (ou autre), identifier des cas associés avec les clients 999,1000, et 1002 qui sont toujours hébergés au Refuge et transférer le cas vers le client 84269.  
      
      *  Comme ces dossiers ont un risque majeur d’avoir dû «garbage», dans un monde idéal, une analyse de valeur du dossier existant devrait être faite.  Si le dossier médical et la facturation ne sont pas pertinents, le patient peut être inactivé et l’animal crée à nouveau associé avec le client 84269.  Cette étape n’est pas obligatoire pour le fonctionnement global.   
      
      *  Cette étape sera difficile à effectuer pour tous les cas non hébergés au Refuge au moment de la transition vers VetView.  Pendant la création du nouveau dossier, le système suggérera les patients qui risquent d’être le même animal.  Le personnel devrait essayer de trouver le cas quand possible et faire un transfert du patient, sachant que la plupart ne seront pas trouvés et une fusionne de patients risques d’être nécessaire.    
      
      *  Si un cas est créé en double, une fusion du patient sera possible et devrait être effectué quand identifié.
   3.   Pour plus d’information à propos la migration des dossiers LogiVet/papier voir la section Migration des données visites en cours.

(H) Facturation client externe

Explications : Les services de Médecine du Refuge CHUV et Refuge petits mammifères sont des services qui font la facturation interne (voir section (G) Facturation internedans ce document), mais il y a des scénarios où une facturation des clients externes sera nécessaire. Par exemple :

• Adoptions
• Procédures/chirurgies effectuées pour d’autres Refuges
• Procédures/chirurgies faites pour les clients vulnérables
• Journées spéciales de stérilisation et micropuçage 
• Journée de consultation médecin communautaire

Responsabilités du personnel : 

Les vétérinaires du Médecine du Refuge CHUV,le TSA assigné au Refuge en temps plein, les Étudiants coordinateurs et la superviseure des opérations hospitalières associée avec le Refuge seront responsables de l’ouverture et fermeture de leurs factures. Dans l’éventualité qu’une de ces personnes ne soit pas disponible, le secrétariat peut être sollicité pour l’ouverture et/ou fermeture des factures incluantes prise de paiement. 

Le « personnel permanent du Refuge petits mammifères » n’existe pas. Ils sont le personnel du service Médecine Zoologique du CHUV. L’ouverture et fermeture des factures du Refuge petits mammifères et prise de paiement est la responsabilité du secrétariat.  

Toutes factures externes des deux Refuges doivent être payées la journée que l’animal sortira le CHUV.

(I) Recensement

Explications : Afin d’aider dans la gestion administrative des deux Refuges, tous animaux gardés physiquement au CHUV doivent être mis sur le recensement.  Un produit sans frais sera facturé à la visite chaque soir.  

Exception : Les cas du Médecine du Refuge CHUVqui sont mis en Foyer, seront traités comme des patients animaux physiquement au CHUV.  Leurs visites, incluant des factures, ne seront pas fermées et ils ne seront pas retirés du recensement.  La localisation doit être ajustée vers «Refuge FOYER temporaire».   Ceci est pour permettre la gestion du dossier médical plus complexe pour ces cas.

Le service du Refuge petits mammifèresn’a pas le même niveau de suivi nécessaire pour leur cas en foyer, dont leurs cas en Foyer ne seront pas recensés.

Responsabilités du personnel : Les vétérinaires du Médecine du Refuge CHUV, le TSA assigné au Refuge en temps plein, les Étudiants coordinateurs et la superviseure des opérations hospitalières associée avec le Refuge seront responsables de leur recensement.

Le personnel du Médecine Zoologique est responsable du recensement du Refuge petits mammifères en utilisant des options de Médecine Zoologique.  N. B.  C’est exceptionnel d’avoir un animal dans ce Refuge qui reste au CHUV.

Voir la section Marche à suivre ADMISSION en Foyer.

Gestion papier

La majorité du dossier médical est nativement électronique et doit être rempli directement dans VetView. Cependant, quelques documents ont été approuvés pour rester sur papier au lancement. Ces éléments du dossier médical qui restent sur papier seront joints au dossier électronique par l’archiviste. Les éléments suivants seront remplis sur papier et seront joints aux dossiers VetView. 

Les deux Refuges :  

• Tous documents signés physiquement par un client.
• Tous documents reçus d’un vétérinaire référent

Exception : Tous formulaires électroniques remplis par un client ne seront pas joints au dossier. Ils devront être copiés et collés dans le log de communication du patient.

Médecine du Refuge CHUV :

Cas normaux

• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — CASTRATION CANINE 
• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — OHECANINE
• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — STÉRILISATION FÉLINE
• TRANSFERT DE PROPRIÉTÉ

Cas reçu sur des journées de stérilisation/micropuçage en troupeau.  

• EXAMEN MÉDICAL CANIN
• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — CASTRATION CANINE
• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — OHECANINE
• EXAMEN MÉDICAL FÉLIN
• PROTOCOLE ANESTHÉSIQUE ET CHIRURGICAL — STÉRILISATION FÉLINE

Les «feuilles d’admission» (formulaire administratif) utilisée pendant la réception du cas par les étudiants ne seront pas jointes au dossier VetView. L’information écrite sur ces formulaires sera entrée directement dans VetView (soit dans le dossier administratif ou soit dans le dossier médical dans l’anamnèse ou examen physique).

Refuge petits mammifères : 

• Formulaire de candidature de l’adoptant
• Contrat d’adoption signé
• Feuille d’autorisation de foyer temporaire
• Feuilles d’abandon signé 

III – Varia

Laboratoires SD

En raison du rabais, au lancement du service dans VetView leurs demandes de Laboratoires SD continueront sur papier.  

• Les résultats seront attachés manuellement par l’archiviste au dossier du patient.  
• Tous des laboratoires d’une visite seront attachés à la même requête «Laboratoire SD papier» qui est déjà utilisé pour d’autres cas exceptionnels où une requête Laboratoires SD n’a pas une requête VetView faite.  
• Cette requête sera ajoutée par le personnel du Refuge quand le 1ere laboratoire sera demandé pour la visite.  Ils ont besoin de le faire uniquement une fois par visite.  En cas d’oublie, l’archiviste peut l’ajouter  dans le dossier du patient afin de pouvoir faire l’attachement des résultats.
• L’archiviste sera ajouté dans l’envoi des courriels des résultats afin de faciliter l’attachement dans le temps relativement réel.  
  • Les cas de la Dre Geneviève Lessard seront automatiquement envoyés à l’archiviste.  N. B. Si jamais Dre Lessard commence  à travailler pour d’autres services hors de Médecine du Refuge CHUV, il faut aviser les Laboratoires SD d’arrêter cet envoi automatique.  Sinon, l’archiviste recevra  également des cas non Refuge automatiquement.
  • Les cas du Dr Guillaume Théberge ne peuvent pas avoir l’envoi automatique des résultats vers l’archiviste, car il peut aussi travailler chez Urgentologie. Lors de la soumission d’un test Laboratoires SD dans le nom de Dr Théberge, il faut inscrire son nom et aussi l’adresse de courriel de l’archiviste. Si vous n’avez pas l’adresse, SVP contacter votre superviseur.

Laboratoires Idexx

Au lancement du service dans VetView, les deux Refuges ne peuvent pas encore commencer l’utilisation des machines Idexx pour des laboratoires maison. Une fois que la passerelle entre les machines Idexx et VetView sera disponible, les options Idexx seront ouvertes pour ces services.  Une analyse de leurs besoins à ce niveau sera effectuée après que la passerelle sera en fonction pour le CHUV.

Gestion des dossiers historiques (avant l’utilisation de VetView)

Médecine du Refuge CHUV

Une version lecture seulement de LogiVet sera mise disponible pour la consultation des dossiers historiques.  

Refuge petits mammifères

Tous cas vus depuis 2008 devront avoir un dossier VetView avec un mélange du dossier électronique et papier.  

Classe (type) d’employé et accès VetView

N. B. Les responsabilités de chaque type d’employé sont définies dans d’autres sections de ce document. Le but de cette section est de documenter les types d’employés et comment informer l’équipe T.I. qu’un employé arrive ou quitte. Le même groupe responsable pour la demande d’un nouvel accès VetView est responsable d’aviser l’équipe T.I. lors d’un départ.

Médecine du Refuge CHUV

• Vétérinaires associés directement avec ce service : Accès VetView devrait être demandé par l’équipe de Guy St-Jean (Sylvie Denault) ou la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service via le formulaire en ligne. La demande devrait spécifier le service de Médecine du Refuge CHUV sinon un accès normal du vétérinaire sera attribué à leur compte.  
• Superviseur aux opérations hospitalier Refuge:  Accès VetView devrait être demandée par l’équipe des opérations hospitalières ou son équipe administratives via le formulaire en ligne.
• TSA associé directement avec ce service : Accès VetView devrait être demandé par la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service ou son équipe administratifs via le formulaire en ligne.
• Étudiants coordinateurs:  Accès VetView devrait être demandé par la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service ou son équipe administratifs via le formulaire en ligne. 
• Étudiants CHUV en rotation normaux avec ce service : Accès VetView est donné automatiquement aux tous étudiants 3e, 4e et 5e année. Si un étudiant entre dans le Refuge sans avoir un compte VetView actif, l’étudiant doit contacter l’équipe T.I. via le formulaire en ligne.
• Bénévoles(s) « non-étudiants FMV » : Accès VetView n’est pas donné pour cette classe d’employé.  Aucun avis ne doit être donné à l’équipe T.I. du CHUV.

Refuge petits mammifères

• Vétérinaires associés avec le service du Médecine Zoologique : Comme ces vétérinaires sont associés avec le service de Médecine Zoologique, il n’y a pas une demande spéciale à faire. Une demande d’ajout des coordonnés vétérinaire en Médecine Zoologique est suffisante.
• TSA associé avec le service du Médecine Zoologique : Comme ces TSAs sont associés avec le service de Médecine Zoologique, il n’y a pas une demande spéciale à faire. Une demande d’ajout des coordonnés TSA en Médecine Zoologique est suffisante.
• Étudiant coordonnateur : Cette étudiant est le « responsable » des bénévoles pour ce service et aura le même accès administratif que les étudiants coordinateurs dans le service du Médecine de Refuge CHUV.  Accès VetView devrait être demandé par la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service ou son équipe administrative via le formulaire en ligne.
• Étudiants bénévoles : Accès VetView devrait être demandé par la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service ou son équipe administratifs via le formulaire en ligne.
• Étudiants CHUV en rotation normaux avec le service du Médecine Zoologique : Accès VetView est donné automatiquement aux tous étudiants 3e, 4e et 5e année. Si un étudiant entre dans le Refuge sans avoir un compte VetView actif, l’étudiant doit contacter l’équipe T.I. via le formulaire en ligne.

Télémédecine

Explications :  

Le service de Médecine du Refuge CHUV offre actuellement des services de «télémédecine» qui doivent être traités dans VetView. Ces scénarios incluent:

1. Certains suivis post-adoption
   1. Certains cas de clients vulnérables
   2. Consultations Refuge à Refuge Externe
   3. Le Volet Chiens Nordiques
      1. Actuellement les suites pour ces cas sont faites dans VetView dans un patient générique en utilisant le journal de communication.  
      2. Pour faciliter les suites de traitement et recommandations, des patients seront créés dans VetView dans un type de visite «Télémédecine Chiens Nordiques». Voir la section Marche à suivre VOLET CHIENS NORDIQUES pour plus d’information à ce sujet.
      3. En cas d’urgence hors des heures normales, le service d’Urgentologie est responsable de ces appels.  Ils devront utiliser la même marche à suivre que le Refuge pour ces cas.  Voir la section Marche à suivre VOLET CHIENS NORDIQUES pour plus d’information au sujet.

Voir la section Annexe D1pour plus d’information sur les marches à suivre de télémédecine.

Responsabilités du personnel : 

• La réception de l’appel est faite par l’étudiant coordinateur ou le TSA du service qui fait le premier triage et commence la documentation de la visite (par exemple, obtenir l’information supplémentaire nécessaire comme le dossier médical antérieur, prendre l’anamnèse de base, et au besoin obtenir des photos/vidéos).  
• Si une visite de télémédecine est nécessaire, l’étudiant coordinateur ou le TSA du service doit créer la préadmission pour la visite et la mettre sur le calendrier.  Si l’appel du vétérinaire est effectué la même journée, la visite devrait être ouverte. Si l’appel est effectué une autre journée, la visite devrait être ouverte la journée de l’appel.
• L’étudiant coordinateur ou le TSA sera responsable de transférer tous fichiers obtenus pendant le premier triage aux archivistes pour les attachés au dossier du patient.
• Le vétérinaire responsable de la visite (l’appel) doit remplir le dossier médical selon les besoins du cas.  Ceci peut être:
  • Une entrée dans le journal de communication pour le patient
  • Un rapport de télémédecine ajouté dans la visite (par l’étudiant coordinateur, le TSA ou le vétérinaire)
  • Toute autre entrée médicale pertinente (par exemple, profil pharmacologique, anamnèse/examen physique, etc.)
• Le vétérinaire responsable de la visite doit «verifier» et finaliser le dossier médical.
• La facturation, si nécessaire, sera effectuée par le vétérinaire responsable de la visite.  Le rapport de télémédecine aura une facturation d’un produit à 0$ automatiquement à la soumission de la requête.
• La fermeture de la facture peut être effectuée par le Vétérinaire associé avec le service du Médecine de Refuge CHUV responsable de la visite, le TSA ou étudiant coordinateur associé avec le Refuge, et la superviseure des opérations hospitalières associée avec ce service.  Le secrétariat et la comptabilité peuvent être sollicités pour la fermeture de ces factures en cas d’urgence.
• Tous les cas du Volet Chiens Nordiques sont sous la responsabilité finale du Dr Guillaume Théberge. Cependant, si l’appel est traité par le service d’Urgentologie. Le vétérinaire responsable de la visite (remplissage et vérification) est le vétérinaire d’Urgentologie.