Dans les horaires CHUV, il est possible d’avoir des plages horaires pré-définies par le service de même qu’avoir des plages horaires supplémentaires approuvées par le service. Les plages horaires prédéfinies sont créés via des «Modèles». Cet article explique comment créer, modifier, appliquer et effacer ces modèles.

La gestion des horaires obligent un accès de haut niveau dans VetView. Si vous avez besoin de faire ouvrir un nouvel horaire ou de faire apporter des changements à un horaire existant, et que vous n’avez pas l’accès nécessaire, vous devez contacter Fabienne Binggeli.

Créer un nouveau modèle

Afin de pouvoir créer un nouveau modèle, vous devrez créer une journée ou une semaine type (selon votre besoin) dans l’horaire approprié . Si vous ne savez pas comment ajouter des plages sur les horaires, voir cette leçon. Vous pourrez modifier votre modèle en tout temps, donc votre journée type peut être partiellement finalisée lors de votre sauvegarde et, peut inclure des plages que vous ne voudrez pas dans votre modèle.

N.B. Votre modèle peut également inclure des plages pour la section «Tasks», la section «Arrivé d’avance» dans la colonne «Tasks, si le service veut pré-définir cette tâche. Voir cette leçon pour plus d’information sur les ajouts de plages dans la section «Tasks». (voir aussi Horaire: «Tasks», Liste d’attente et Besoin R.V. et Horaire: «Tasks», Arrivé d’avance et Ramassages planifiés pour plus d’information sur le colonne Tasks)

En tant que gestionnaire d’horaire, vous avez le pouvoir de copier les plages générées pour une journée sur plusieurs jours. Lors de la création de votre journée ou semaine type, faire un clique de droit sur la ligne «Horaire en haut de l’écran» et choisir l’option «Copier jour» ou «Copier semaine» (visible uniquement dans la vue Semaine) et suivre les instructions sur l’écran.

Sauvegarder un modèle

1 – Faire un clique de droit sur la ligne «Horaire» dans la colonne appropriée

2 – Choisir l’option «Sauvegarder modèle de la journée»

N.B. Si vous êtes dans la Vue semaine horaire, vous avez aussi l’option de sauvegarder un modèle pour une semaine.

3 – Dans la fenêtre qui s’ouvre inscrire le Nom du modèle qui sera disponible lors de l’application future de ce modèle sur un horaire. La liste pour utiliser un modèle est filtrer par le service associé, mais pas par les colonnes. Vous devez donc nommer les modèles de façon claire.

Lors de la sauvegarde d’un modèle, vous pouvez

• ajouter une description au besoin
• choisir les options qui s’appliquent pour le modèle
  • Plages: gardera toutes les plages sur la journée/semaine choisie
  • Comments: gardera les comments en haut de la colonne
  • Personnel: gardera le personnel en haut de la colonne

4 – Cliquer «Save Schedule Temple» (Sauvegarder le modèle) pour rendre ce modèle disponible. Voir la section Modifier un modèle existant pour la façon de faire des modifications ou effacer un modèle.

N.B. Vous n’avez pas encore appliquer le modèle pour ces journées, mais les plages, comments et personnel sont maintenant visibles. Pour éviter des erreurs dans les rapports administratifs, vous devez immédiatement appliquer le modèle pour l’ensemble d’une période appropriée, incluant le(s) journées utilisées pour créer votre modèle.

Appliquer un modèle

L’application de modèles n’est pas obligatoire si le service n’utilise pas des plages pré-définies. Une fois que vous avez votre horaire et les colonnes de disponibles vous, de même que les services, pouvez commencer à utiliser l’horaire sans plages pré-définies en y ajoutant des plages manuellement (voir cette leçon en ligne pour plus d’information sur les ajouts de plages).

Pour les services avec une plage horaire pré-définie, vous devez appliquer des modèles. Selon la complexité de l’horaire et la période demandée, vous avez le choix d’appliquer un modèle pour une journée ou un modèle pour une semaine. Ces deux choix peuvent être appliquer sur n’importe quelle période. La différence est simplement que le modèle d’une journée répète cette journée pour l’ensemble des journées choisies pour une période et, un modèle pour une semaine permet des modèles différents par journée de la semaine.

Pour appliquer un modèle,

* les instructions suivantes s’appliquent autant pour la vue quotidienne que pour la vue semaine choisie. Il n’est techniquement pas nécessaire d’être dans la période que vous désirez modifier, mais il est fortement suggéré de valider l’état de l’horaire avant d’appliquer un modèle (par exemple existe-t-il des plages déjà prises pour la période orpheline, si le service y a fait un ajout manuel, etc).
1 – sélectionner l’horaire désiré à la gauche de l’écran horaire.
2 – faire un clique de droit sur la ligne «Horaire» en haut au centre de l’écran

3 – Choisir l’option «Appliquer modèle»

4 – Dans la fenêtre qui s’ouvre,

• Choisir le type de modèle que vous voulez appliquer (soit «Jour» ou «Semaine»)
• Choisir le modèle via la liste des options dans le champ «Modèle».
  • N.B. Si vous voulez valider les plages avant de les appliquer, vous pouvez cliquer sur l’icône de la «loupe» située à la droite du champ «Modèle». Pour plus d’information, voir la section Modifier un modèle existant plus bas dans cet article.
• ATTENTION! «Overwrite» effacera toutes les plages non-prises et changera les plages prises en statut «orphelin». Si ce n’est pas sélectionné, les modèles s’appliqueront en plus de ce qui est déjà sur l’horaire.
• Choisir la période pour laquelle vous voulez appliquer le modèle
• Dans la section «Jours», par défaut tous les jours de la semaine sont sélectionnés. Si vous voulez appliquer les modèles pour des jours précis de la période, désélectionner les jours pour lesquels il ne faut pas appliquer le modèle.
• Dans la section «Répéter chaque», vous avez le choix d’appliquer par semaine ou aux 2, 3 ou 4 semaines.
• Cliquer sur le bouton «Appliqué» pour appliquer le modèle et retourner à l’écran d’horaire.

Modifier un modèle existant

I – sélectionner l’horaire désiré à la gauche de l’écran horaire.
II – faire un clique de droit sur la ligne «Horaire» en haut au centre de l’écran
III – Choisir l’option «Appliquer modèle»
IV – Dans la fenêtre qui s’ouvre,

IV-A – Choisir le modèle à modifier dans le champ «Modèle». Ne pas oublier que les modèles sont filtrer par type (Jour et Semaine) et service sélectionné. Si vous ne voyez pas le modèle que dont avez besoin, valider que vous êtes dans le bon horaire et dans le bon type.
IV-B – Cliquer sur l’icône de la «loupe» située à la droite du champ «Modèle» (encadré en rouge dans l’image ci-haut)

IV-B -1: Nom visible dans la liste des choix de modèles
IV-B -2: «Description» est simplement une boite de texte visible dans cette écran. Vous pouvez l’utiliser pour vos notes internes à propos de ce modèle.
IV-B -3: Le personnel assigné ici est celui qui est visible en haut d’une colonne sur l’horaire. Vous pouvez effacer le personnel du modèle en cliquant sur le X rouge situé à la gauche du titre. Vous pouvez également ajouter du personnel en faisant un clique de droit sur la ligne et en cliquant sur l’option «Modifier personnel».

IV-B -4: Les commentaires entrées ici sont ceux visibles en haut d’une colonne sur l’horaire. Vous pouvez ajouter/modifier le commentaire sur l’horaire en faisant un clique de droit sur la ligne et en cliquant sur l’option «Ajouter commentaire».

IV-B -5: S’il y a des plages d’assignées pour la section «Arrivé d’avance» dans la colonne «Task» sur l’horaire, il seront visible ici. Voir IV-B -7 pour plus d’information sur comment ajouter des plages dans votre modèle. Voir la section IV-B -6 pour plus d’information sur comment bloquer une de ces plages dans le modèle.
IV-B -6: S’il y a des plages de rendez-vous associées avec ce modèle, elles seront visibles dans cette section. Voir IV-B -7 pour plus d’information sur comment ajouter des plages dans votre modèle.

Si vous avez des modifications à faire sur la plage, faire un clique de droit sur la ligne et vous pourrez ensuite:

• cliquer sur l’option «Détails» pour modifier la plage
  • «Heure» est le début et la fin de la plage
  • «Type RV» est le type du RV qui sera utilisé pour le Trouver prochain RV, entre autres
  • «Genre de tâche» est la façon d’indiquer si la plage est pour un rendez-vous ou si c’est pour une plage arrivé d’avance.
  • «Aj. auto personnel» est la liste du personnel sur la plage. Si vous assigner un vétérinaire traitant, il sera ajouté automatiquement sur une pré-admission lors d’une prise de rendez-vous dans cette plage (si un vétérinaire traitant n’a pas été déjà assigné lors de la pré-admission avant la prise de rendez-vous). Le personnel auto-ajouté sur une pré-admission est visible dans un section «Aj. auto personnel» sur la pré-admission. Vous pouvez effacer le personnel si cela ne s’applique pas en utilisant le x rouge comme pour tout personnel.
  • «Description» est visible sur l’horaire dans le champ description sur la plage
  • «Commentaires» est visible sur l’horaire dans le champs commentaires sur la plage
• cliquer sur l’option «Ouvrir plage» ou «Barré cette plage» pour ouvrir ou barrer la plage
• cliquer sur «Effacer plage» pour retirer la plage du modèle.

IV-B -7: Cliquer sur le bouton «Ajouter plage» en haut de la fenêtre pour ajouter une plage dans le modèle existant.
IV-B -8: Cliquer sur le bouton «Imprimer» si vous voulez générer une version PDF de votre modèle.
IV-B -9: ATTENTION! Cliquer sur le bouton «Effacer» en haut de la fenêtre pour effacer complètement le modèle. Cette action nest irréversible!

Effacer des éléments d’un horaire pour une période spécifique

Si jamais vous avez besoin d’effacer l’ensemble des plages sur un horaire pour une période donnée, l’ensemble des commentaires pour un période donnée, et/ou l’ensemble du personnel pour une période donnée:

ATTENTION! CETTE ACTION EST IRRÉVERSIBLE.

1 – cliquer sur l’option «Effacer element horaire».

2 – Choisir les éléments à effacer et la période désirée

• «Plages» effacera toutes les plages vides. Les plages déjà prises resteront sur l’horaire en statut «Orphelin» (ou non prises d’une plage standard).
• «Comments» effacera tous les commentaires au niveau de l’horaire. Les commentaires dans des plages de rendez-vous pris resteront.
• «Personnel» effacera tout le personnel associé au niveau de l’horaire. Le personnel déjà assigné à la pré-admission dans des plages prises resteront.

3 – Cliquer «Effacer éléments horaire»