FERMETURE BONS DE TRAVAIL OUVERTS

1 – Vérifier s’il n’y a pas de demande de rabais en lieu avec le B/T

2 – Si l’animal est toujours hospitalisé :

Vérifier le statut de la visite soit correct ADMIS et valider le nombre exact de jours d’hospitalisation

Dans le dossier médical du patient, appuyer sur l’icône permettant d’admettre un patient :

Sélectionner l’icône « admin » /  Édit Episode Header (Clic droit menu déroulant) :

Modifier la date d’hospitalisation – normalement coïncide avec la date de « Checked In » :

N.B. Il est également possible, si s’applique, de modifier la raison de présentation [au besoin, se référer à l’anamnèse du patient]

3 – S’il s’agit de médication :

Si la médication est en attente (armoire à médicament aux admissions) –> Le bon de travail devrait avoir été fermé et la facture jointe en version détaillée avec la prescription

Si la prescription ne se trouve pas à l’accueil, voir si en attente d’envoi Puro à la pharmacie ou, selon le cas, via service de médecine zoologique

4 – Lorsque l’animal est parti ou décédé :

Vérifier le nombre de journées d’hospitalisation

Inscrire sur le bon de travail la date RÉELLE de sortie / décès de l’animal

S’assurer que la facture soit bien complète via l’un des éléments suivants :

• Alerte visite FAJ
• Requête / Rappels patient
• Rapport de cas
• Comm log / Dossier médical

EN DERNIER RECOURS, communiquez avec le vétérinaire traitant ou tsa associée au cas.

Fermée la facture sans paiement avec l’une ou l’autre des notes suivantes : 1) « Fact. fermée & postée » OU 2) « Envoi facture par courriel avec modalité de paiement » dans comments :

1) Poster la facture avec feuille d’envoi postal (Si pas d’adresse courriel au dossier)

OU

2) Envoyer la facture par courriel avec la signature suivante :

Bonjour,

En pièce jointe se trouve la facture pour la consultation de  X le JJ/MM dernier.

Modalités de paiement offertes:

Par chèque libellé à :

CHUV att. Comptabilité
3200 rue Sicotte
Saint-Hyacinthe (QC), J2S 2M2

Carte de crédit : Master Card – Visa – Amex

Paiement par internet (Si vous détenez un compte dans l’une des institutions bancaires suivantes :

• Desjardins
• BMO
• Banque Nationale
• Laurentienne

Le nom du fournisseur correspond au : CHUV – Centre hospitalier universitaire vétérinaire

• Le numéro de référence correspond à votre numéro de client/compte situé dans le coin supérieur gauche de la facture.
• La séquence requise est de 7 caractères, vous devez débuter la séquence soit par X ou Zéro.
• Vous devez entrer le numéro de référence sans tiret, sans espace. Voir l’exemple ci-joint.

# Référence = chiffres 00 ou XX + # client CHUV

Exemple : Client # 53824 = 0053824 ou  XX53824

Cordialement,

Votre nom

T.S.A. admissions cliniques -H.A.C.

Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire

admission-hac@chuv.umontreal.ca 

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Ce courriel et ses pièces jointes sont confidentiels et réservés à l’usage de leur destinataire.
Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez le supprimer sans délai avant d’en prendre connaissance et en aviser l’expéditeur.

S’il s’agit d’un(e) employé(e) ou étudiant(e) inscrire la note suivante dans comments : « Envoi facture par courriel »

Envoyer la facture par courriel avec la signature suivante :

Bonjour,

Vous trouverez, en pièce jointe, la facture de X

Le paiement de celle-ci peut se faire au comptoir d’accueil de l’HAC ou à la boutique vétérinaire.

Il est également possible de laisser un # de carte de crédit qui sera conservé au service de comptabilité pour tout paiement futur.

Cordialement

Votre nom

T.S.A. admissions cliniques -H.A.C

Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire

admission-hac@chuv.umontreal.ca 

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Ce courriel et ses pièces jointes sont confidentiels et réservés à l’usage de leur destinataire.
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5 – S’il s’agit d’un LATE CHARGE :

Vérifier s’il n’y a pas de demande de rabais en lien avec le B/T. Exemple : nécropsie VS réduction académique

Voir dans le B-T XXXXX-1 que le ou les items rajoutés n’auraient pas déjà été facturés.

S’il y a des items similaires dans les deux bon de travail, s’assurer que la requête ne soit pas en statut annulé mais item approuvé

Si tel est le cas, faire un ajustement pour ne pas que l’item soit facturé en double au client et aviser ce dernier si ce correctif apporte un solde ou un crédit à son compte.

Lorsqu’un ajustement doit être fait, toujours inscrire une remarque pour assurer un meilleur suivi.

EXCEPTION : Cas euthanasie pratique générale (occasionnellement urgento)

Facturation manuelle : 

Item facturé manuellement pour paiement de facture avant procédure. Exemple : Prise pyxis d’euthanyl® sera ajouté en late charge. Il faut alors appliquer un ajustement rabais fonctionnement avec la remarque suivante :

Pyxis :

Vérifier si item déjà facturé sur BT précédant ET / OU voir selon logique avant d’appliquer ajustement « Rabais FO Pyxis déficience »

Exemple 1 :

Faire une correction de facture via onglet comptabilité sur l’item déjà payé en indiquant que celui-ci a été facturé sur BT-2 via prise pyxis (comme l’exemple ci-haut) ou via requête (Ex. prise de radiographies faite en dehors des heures régulières). Puis procéder à la fermeture du BT-2 en appliqaunt le crédit disponible au compte suivi à cette correction de facture

Exemple 2 :

Attention : Utiliser Rabais FO Pyxis déficience s’il s’agit d’une requête pyxis pour le bon patient mais facturé dans un délai supérieur à 30 jours

Sinon, utiliser rabais fonctionnement pour tout autre item avec commentaire tel que cet exemple :

Exemple 3 :

Erreur de patient (ex. Équin vs Canin)

Parfois certain(s) item(s) pris via Pyxis n’ont pas été facturés au bon client, il est parfois évident que certain(s) item(s) n’ont pas été facturé à la bonne espèce (ex. jus de pomme = ÉQUIN). D’autre fois, il faut fouiller davantage pour s’assurer s’il s’agit d’une erreur ou non.

Exemple Pyxis facturé sur BT-1 non fermé ou en BT-2 mais non en lien avec raison de visite

Inscrire une note dans  « Remarque BT » :

Envoi courriel à pyxis@chuv.umontreal.ca pour aviser de l’erreur.

Au besoin utiliser la signature courriel suivante :

Allô,

Il y a eu une erreur de patient lors de la prise de Med  Pyxis # xxxxx

Dans le dossier Patient #  [Nom]

Prise pyxis faite le JJ/MM par [Nom du demandeur]

Merci de faire  la correction au dossier

Votre nom

T.S.A. admissions cliniques -H.A.C.

Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire

Autres items :

Vérifier dans le sommaire de cas que les éléments facturés apparaissent soit Congé du patient OU Comm. Log. Ex. Résultats laboratoires, médicaments, complément de prescription

S’assurer que la facture soit bien complète via les éléments suivants :

• Dossier médical
• Requête
• Rapport de cas
• Comm log

EN DERNIER RECOURS, communiquez avec le vétérinaire traitant ou tsa associée au cas.

Si facture à jour, fermer sans paiement, toujours avec note dans comments : « Envoi facture par courriel (OU par poste – selon le cas) avec modalité de paiement » en utilisant la signature suivante :

Bonjour,

La facture (consultation) présente les frais cumulés au jour du congé de X . En raison des délais dans la mise à jour du dossier, il est possible que des frais additionnels vous soient facturés ultérieurement. Ainsi, en pièce jointe se trouve la facture pour X

Modalités de paiement offertes:

Par chèque libellé à :

CHUV att. Comptabilité

3200 rue Sicotte

Saint-Hyacinthe (QC), J2S 2M2

Carte de crédit : Master Card – Visa – Amex

Paiement par internet (Si vous détenez un compte dans l’une des institutions bancaires suivantes :

• Desjardins
• BMO
• Banque Nationale
• Laurentienne

Le nom du fournisseur correspond au : CHUV – Centre hospitalier universitaire vétérinaire

• Le numéro de référence correspond à votre numéro de client/compte situé dans le coin supérieur gauche de la facture.
• La séquence requise est de 7 caractères, vous devez débuter la séquence soit par X ou Zéro.
• Vous devez entrer le numéro de référence sans tiret, sans espace. Voir l’exemple ci-joint.

# Référence = chiffres 00 ou XX + # client CHUV

Exemple : Client # 53824 = 0053824 ou  XX53824

Cordialement,

Votre nom

T.S.A. admissions cliniques -H.A.C.

Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire

admission-hac@chuv.umontreal.ca 

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Ce courriel et ses pièces jointes sont confidentiels et réservés à l’usage de leur destinataire.
Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez le supprimer sans délai avant d’en prendre connaissance et en aviser l’expéditeur.

6 – Consultation électronique: Réf. Capsule Vetview

Section Technicienne aux admissions / commis aux admissions HGA

Fermer la facture SANS PAIEMENT et la remettre (version détaillée à comptabilite@chuv.umontreal.ca  pour suivi de paiement)

Inscrire comments à la fermeture du BT :

7 – S’il s’agit d’un donneur de sang :

≥ Donneur du CHUV [Compte 1008]

Valider auprès de la technicienne en charge des donneurs de sang si la facture est complète.

Vérifier que la date de fermeture coïncide avec celle d’ouverture du bon de travail.

Fermer la facture [S’assurer que celle-ci soit à zéro]

Il peut arriver, à l’occasion que des frais de laboratoire ou frais d’ordonnance ne soient pas automatiquement inscrits à zéro. Il faut alors faire un ajustement de ces frais:

≥ Donneur occasionnel : En principe. Il ne devrait pas y avoir de BT ouvert pour les donneurs occasionnels, toutefois, si tel est le cas il faut :

Valider auprès de la technicienne en charge des donneurs de sang si la facture est complète.

Vérifier que la date de fermeture coïncide avec celle d’ouverture du bon de travail.

Un ajustement du total des coûts doit être appliqué

IMPORTANT : Si le propriétaire de l’animal est soit un employé ou soit un étudiant, vous devez au préalable changer le de statut crédit employé ou étudiant pour client normal.

IMPORTANT : Une fois la facture fermée, il ne faut pas oublier de remettre le crédit client adéquat.

8 –  Solde négatif 

Occasionnellement, certain item mène à un solde négatif. Il n’est alors pas possible d’appliquer un ajustement complet. Envoi courriel à comptabilite@chuv.umontreal.ca pour avis de correction

Exemple :

9 –Contrat de services :

Certaines factures DOIVENT être fermées par le service de comptabilité puisqu’il y a des   réductions applicables selon contrats de service ou entente spéciale. Tel que, entre autres :

• Zoo de Granby C# 767
• Service environnement Faucon C# 1540
• Refuge Bunny BUM C# 76384

Pour ces comptes, il y a une alerte bleue qui indique toute facture doit être fermée par la comptabilité en vue de respecter entente en question. Il suffit alors d’envoyer un courriel au service de comptabilité pour les aviser lorsque la facture est prête à être fermée. Important de NE PAS procéder à la fermeture de ces factures

10 – Factures devant être envoyées en version détaillées avec E/C

Aquarium de Québec                                     C#   7874
CEGEP de St-Hyacinthe                                            C#   1155
Parc safari                                                                  C# 17670
Animalerie Act. Bénévoles DSC-IUSMM                   C# 21223
Fondation Mira                                                            C#     621

Pour ces comptes, il suffit de fermer les factures SANS PAIEMENT et inscrire une note dans comments :

11 – Client ayant CC @ comptabilité

Pour les clients ayant laissé leur # cc au service de comptabilité (Alerte client vert), il suffit de fermer les factures SANS PAIEMENT et faire l’envoi de la facture par courriel au service de comptabilité afin que le paiement de celle-ci puisse être effectué.

Au besoin, utiliser la signature suivante :

Merci de procéder au paiement de cette facture (CC au coffre)

Bonne journée!

Votre nom

T.S.A. admissions cliniques -H.A.C.

Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire

admission-hac@chuv.umontreal.ca 

12 – Clients internes – INCLUANT projets de recherches

Ces bons de travail DOIVENT être fermés PAR LE SERVICE DE COMPTABILITÉ selon entente CHUV (Réf. Politique Clientèle Interne CHUV)

            Animaux d’enseignement                                           C# 2132 -C# 2199

           Nécropsie                                                                    C# 7488

            Médecine du Refuge CHUV                                       C# 84269

            Refuge [Petits mammifères]                                       C# 15946

            Clinique des Oiseaux de Proie                                   C# 1283

(dernière MAJ Fabienne B – 28 sept 2021)