Soumettre une demande de réapprovisionnement clinique (28-11-2021)

Voir cette article pour une liste des zones d’inventaire et leur utilisation

Commencer une nouvelle requête

Ouvrir l’écran «Requête transfert d’inventaire» (N.B. Un accès spécial est nécessaireafin de pouvoir effectuer les étapes suivantes. Si vous n’avez pas l’accès nécessaire, SVP contacter votre superviseur.)

Cliquer sur le bouton «Nouvelle Requête Transfert d’inventaire» pour commencer une nouvelle requête.

Remplir les champs suivants dans l’écran qui s’ouvre:

  1. «Service de source» détermine d’où l’inventaire sera pris. Il est très important de choisir le bon service afin d’éviter que la demande soit rejetée, ce qui vous oblige de re-commencer votre demande en utilisant le bon service. Pour vous aider vers le bon choix, vos «Listes» sont nommée de façon à indiquer le service approprié pour la commande. PH dans le nom indique que le transfert sera pris de la «Pharmacie Centrale*». DC dans le nom indique que le transfert sera pris de la «Distribution Centrale. Les listes sont expliquées plus en détails ci-bas.
  2. «Service de destination» doit être sélectionné afin de pouvoir identifier la zone d’inventaire (service/zone) qui va recevoir le transfert lors de la prochaine étape.
  3. «Zone de destination» est la zone d’inventaire qui va recevoir le transfert. Elles sont nommées de façon à vous aider à sélectionner la bonne zone. Par exemple, le nom du service est présent et, pour les services ayant des pharmacies cliniques PH est dans le nom pour les transferts vers votre pharmacie. Une erreur dans cette sélection fera que la requête sera rejetée et ,vous devrez recommencer la requête. Il n’y a pas de moyen pour la Distribution Centrale pour pouvoir faire la correction.
  4. Ajouter la date désirée pour le traitement de la demande. Si vous en avez besoin pour la journée même, mettre la date d’aujourd’hui.
  5. Vous pouvez mettre les commentaires applicables pour l’ensemble de cette demande dans le champ commentaire au besoin. Par exemple, le numéro de téléphone où vous pouvez être contacté en cas de problème.

Cliquer sur le bouton «Sauvegarder» afin d’assigner le # de requisition et pour pouvoir ajouter des produits à la demande.

Cliquer sur le bouton «Liste» pour accéder à une liste de produits d’inventaire pour votre service.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir la liste concordant avec votre service. Pour les services ayant plus d’une zone d’inventaire, le nom de la liste appropriée concorde avec le nom de la «Zone de destination» afin de faciliter votre choix. Si vous ne trouvez pas votre service dans ces listes, SVP contacter l’équipe de la Distribution Centrale pour sa création.

Une fois que la liste est sélectionnée, une liste des produits organisés par type sera visible en bas de la fenêtre. Ajouter la quantité désirée dans le colonne «Qté» pour le(s) produit(s) appropriés et cliquer sur le bouton «Ajouter». Vous pouvez ajouter plusieurs produits en même temps et, vous pouvez faire des ajustements après avoir cliqué sur le bouton Ajouter.

ATTENTION! Format de «Vente» vs. format de «Stock»

Les produits peuvent avoir un format de vente (le format de produit qui est utilisé en clinique) qui est différent du format du stock (le format utilisé pour les transferts d’inventaire). Par défaut le système sélectionnera le format de vente (en bleu dans l’image suivante) pour tous produits. Si les formats de vente et de stock ne sont pas les mêmes, il faut le changer vers le choix «Stock» (en vert dans l’image suivante) avant de choisir votre quantité. Si vous n’êtes pas certain si cela est nécessaire ou non, vous pouvez changer l’option vers Stock pour tous les produits sans poser de problème.

Après avoir cliquer sur le bouton «Ajouter», vous serez retourné vers l’écran précédent pour pouvoir finaliser votre demande. Tous produits choisis sur la liste seront visibles maintenant en bas de l’écran. Vous pouvez:
(les numéros concordent avec l’image suivante):

  1. Visualiser les produits qui seront demandés et ajuster la quantité au besoin. Vous pouvez également écrire un commentaire si nécessaire.
  2. Effacer un produit si ajouté par erreur (cliquer sur le X rouge à gauche du ligne)
  3. Ajouter d’autres produits si vous avez le numéro du produit. ATTENTION! Le produit doit être disponible dans le «Service de source» sélectionné au début de la demande. Si vous n’êtes pas certain, contacter la Distribution Centrale pour confirmer la bonne source.
  4. Cliquer le bouton «Sauvegarder».

Si vous avez commencer votre demande, mais n’avez pas le temps de la terminer, vous pouvez quitter l’écran et retourner plus tard pour finaliser. Une fois que tous produits sont bien ajouter et sauvegarder, vous devez cliquer le bouton «Soumettre».

N. B. Vous ne pouvez plus modifier la demande une fois que le statut Soumis est obtenu. Dans le cas ou le produit a été ajouté par erreur, vous devez contacter la Distribution Centrale pour annuler le(s) item(s) spécifique ou la requête au complet. Si vous avez oublié un ou des produits, vous devez simplement créer une nouvelle demande pour ceux qui manquent.

Si vous voulez garder une copie de votre demande, vous pouvez cliquer sur le bouton «Imprimer» en haut de l’écran et générer une version PDF (version française à venir).

*Image pour Google Chrome

Si vous voulez suivre l’état de votre demande, ou retourner pour finaliser une demande commencée mais pas encore soumise, retourner sur l’écran «Requête Transfert d’inventaire»

Si vous avez gardé le numéro de la requête, il faut simplement l’écrire dans le champ «Numéro de la requête», et cliquer sur le bouton «Rechercher». La requête sera visible au bas de l’écran avec la statut actuel. «Completer» indique que le transfert a été traité au complet. «Annulé» indique que le transfert ne sera pas traité.

Si vous voulez visualiser les détails (ou continuer de construire votre demande), cliquer sur le numéro de la requête en bleu.

N. B. Vous pouvez également voir l’ensemble des demandes soumise en votre nom en utilisant le champ «Demandé par» au lieu du numéro de la requête.

(dernière maj 29 nov 2021)