NB Archiviste: Ce document est un document administratif et contient des commentaires internes. Vous devez le traiter comme une requête de demande de rabais lors de la reception d’une demande de copie du dossier.

La requête «Certificat de préadmission Hôpital Équin» doit être ajoutée systématiquement dans la pré-admission des cas HEQ Boiterie, HEQ Chirurgie, HEQ Médecine, HEQ Thériogenologie et HEQ Ophtalmologie si l’animal sera vu au CHUV (incluant des cas SP2 de Thériogénologie) lors de la création de la préadmission par le secrétariat.

Ne pas oublier que vous ne devriez plus utiliser un alert client pour les suites administratives liés avec ce certificat. Toutes vos suites doivent être inscrit dans la boite «Suites Administratives» dans le certificat.

1 – Vérifier et documenter le statut vaccinal et statut médical du patient.

• Dès qu’un rendez-vous est planifié, contacter le vétérinaire référent si le cas est référé, ou le client s’il n’y a pas de vétérinaire référent afin d’obtenir le statut vaccinal de l’animal. Vous pouvez également recevoir un certificat de vaccination du vétérinaire référent comme confirmation. Les deux moyens de confirmation sont acceptés par le CHUV. Le statut attendu est pour Herpes et Influenza: primo-vaccination ou rappel datant de moins de 6 mois, au moins 1 semaine avant l’admission.
  Cette information doit être documentée dans la requête «Certificat de préadmission Hôpital Équin». Voir plus bas dans cette leçon pour voir comment ajouter le document s’il n’y est pas déjà dans le dossier.
• Dans les 48-72 heures avant la date prévue du rendez-vous: 
  • Le secrétariat doit contacter le client par téléphone pour obtenir les réponses au questionnaire de santé de son cheval : est-ce qu’il y a la présence de toux, jetage, diarrhée et/ou fièvre dans les dernières 2 semaines avant l’admission pour son animal et dans l’écurie? Le client doit demander au propriétaire de l’écurie s’il ne sait pas.
  • Le secrétariat doit contacter le client mentionner au client de nous aviser si le statut de son cheval change avant de se rendre au CHUV.
  • Le secrétariat doit envoyer un rappel de rendez-vous par courriel avec les informations pertinentes au client.
  • Si le statut vaccinal ou médical du patient n’est pas conforme, noter l’ensemble des informations dans la requête «Certificat de préadmission Hôpital Équin» et veuillez en avertir le vétérinaire responsable du cas (courriel ou pagette) et ajouter une alerte sur la visite (voir point 5 pour plus d’information).
    Cette information doit être documentée dans la requête «Certificat de préadmission Hôpital Équin». Voir plus bas dans cette leçon pour voir comment ajouter le document s’il n’y est pas déjà dans le dossier.

N. B. Vous n’avez pas besoin d’ajouter un entrée dans le journal de communication pour les suites liés avec le statut médical/vaccinal car la documentation sera fait dans la requête «Certificat de préadmission Hôpital Équin». Vous devez suivre les règles habituelles pour les entrées dans le journal de communication si vous discutez d’autres sujets. Voir cette leçon pour plus d’information concernant le journal des communications.

2 – Si ce n’est pas déjà fait, créer la préadmission.

3 – Ajouter le document à la préadmission

• Cliquer sur le bouton «+ Docs PA» sur l’écran de Pré-Admission

• Dans la fenêtre qui s’ouvre
  • a – Si vous ne voyez aucun choix sur l’écran, changer le «Service» vers «All» (toutes) ou «Administration: Sec. GA»
  • b – Sélectionner «Certificat de préadmission Hôpital Équin»
  • c – Cliquer sur le bouton «Ajouter élément»

• Un onglet «Certificat de préadmission Hôpital Équin» sera ajouté dans l’écran de pré-Admission où vous devriez documenter les réponses du client et du vétérinaire référent dans la question «Historique médical/vaccinal». Ne pas oublier d’indiquer la date à laquelle dont l’information est reçue et vos initiales. Vous devrez retourner dans ce document aussi pour documenter toutes les suites administratives faites jusqu’à la complétion de ce certificat. Vous n’avez pas besoin de retourner dans le journal de communications pour les suites ni dans des alertes client ou autre, pour documenter vos suites. Entrer toute l’information dans cette requête.

4 -Lors de la réception de la confirmation verbale ou écrite, retourner dans le document Certificat de préadmission Hôpital Équin et ajouter l’information appropriée, en mentionnant les nom/prénom de la personne qui donne les informations et la date, ainsi que les initiales de la personne au secrétariat.

CONTENU BONUS Ne pas oublier qu’il existe un modèle pré-fait de disponible pour ce document. Pour l’accéder :

• a – cliquer sur le bouton ajouter modèle
• b – double cliquer sur le modèle approprié

Ne pas oublier que, si vous voulez modifier ou ajouter des modèles, vous n’avez pas besoin de contacter l’équipe technique. Vous pouvez gérer ces modèles vous même. Voir cette leçon pour plus d’information.

5 – Dans l’éventualité qu’il y aurait une anomalie avec les vaccins (à titre d’exemple, l’animal n’a pas reçu sa vaccination d’influenza, mais il est trop malade pour la recevoir), vous devez ajouter une alerte sur la visite pour l’indiquer aux personnel du secrétariat, les animaliers et tout autre personnel clinique.

• Aller dans le dossier patient et faire un clic de droit sur la ligne de PA correspondant.

• Choisir l’alerte «Visite: Statut vaccinal» et inscrire un sommaire de l’anomalie. Ne pas oublier d’inclure la date et vos initials. Cliquer sur le crochet vert pour sauvegarder. L’alerte sera visible sur l’écran du patient en haut du dossier médical de la visite (juste avant le certificat).

Il sera également visible dans la section des alertes sur l’écran de préadmission.

Cherchez-vous l’information pour les cas semi-urgents et urgents, non planifiés d’avance? Voir cette leçon.

(dernière maj 29 jan 2021)