Cette leçon explique comment créer une nouvelle pré-admission soit pour un patient existant ou un nouveau patient.
1) Ouvrir l’écran «Recherche Admission/P.A.» (Onglet se situant dans la barre d’acceuil)
2) Cliquer le bouton «Nouvelle visite» en haut à gauche de l’écran.
3) Débuter dans la section «Propriétaire» (point 1 dans l’image) de l’écran de pré-admission pour ajouter un propriétaire. Il y a deux possibilités ici:
3.a) Ajouter un propriétaire existant:
- Cliquer sur l’icône du «+» vert en haut et à gauche dans la section propriétaire pour obtenir l’écran de recherche de propriétaire
- Faire une recherche de propriétaire en utilisant un champ et/ou une combinaison de champs dans cet écran tel que nom, prénom, # de téléphone, etc. Ne pas oublier que cette recherche est faite sur le sorti du champ.
- Le ou les résultat(s) de votre recherche apparaitra dans la colonne de droite (encadré rouge)
- Double-cliquer sur l’information du propriétaire dans cette section afin de le sélectionner comme propriétaire existant.
- Important: NE PAS cliquer ici le bouton «Sauvegarder» au bas de l’écran ceci créera un compte doublon
- Le nom du propriétaire apparaîtra ensuite dans la case propriétaire (section 1) de l’écran de pré-admission (en plaçant votre le curseur de votre souris sur l’icône du «i» dans cette section, vous pourrez voir toute l’information du propriétaire)
3.b) Ajouter et créer un nouveau propriétaire:
- Cliquer sur l’icône du «+» vert en haut et à gauche dans la section propriétaire pour obtenir l’écran de recherche de propriétaire
- Faire une recherche de propriétaire en utilisant un champ et/ou une combinaison de champs dans cet écran tel que nom, prénom, # de téléphone, etc
- Le ou les résultat(s) de votre recherche apparîitra dans la colonne de gauche
- Une fois que vous êtes bien certain que le propriétaire est bien un nouveau et n’existe pas dans la liste de vos résultats de recherche dans la colonne de droite, remplir les champs pertinents et obligatoires (*) tels que:
- Salutation (Dr, Dre, M ou Mme),
- Prénom, nom,
- Adresse, # téléphone, adresse courriel, etc.
- (*) Afin de connaître la liste des champs obligatoires et la façon de les remplir, veuillez consulter le document des admissions à cet effet.
- Si le client est éligible au programme de l’ASAQ(*), cliquer la case «éligible ASAQ».
- (*) Veuillez consulter cette leçon en ligne pour connaitre les règles de l’ASAQ.
- Lorsque tous les champs sont bien remplis, cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour compléter la création du nouveau client
- Le nom du propriétaire apparaîtra ensuite dans la case propriétaire (section 1) de l’écran de pré-admission (en plaçant votre le curseur de votre souris sur l’icône du «i» dans cette section, vous pourrez voir toute l’information du propriétaire)
- Aller sur l’écran du client pour inscrire l’autre information obligatoire.
4) Poursuivre dans la section «Patient» (point 2 dans l’image) de l’écran de pré-admission afin d’ajouter le patient. Il y a également deux possibilités ici:
4.a) Ajouter un patient existant:
- Cliquer sur l’icône du «+» vert en haut à la gauche de la section patient pour obtenir l’écran de recherche
- Dans le cas d’un propriétaire existant déjà dans le logiciel, et si le patient pour la visite à venir est également un patient existant, son nom apparaîtra dans la colonne de gauche de l’écran de recherche
- Double-cliquer sur le nom du patient existant pour l’associer à la pré-admission
- Le nom du patient apparaîtra ensuite dans la case patient (section 2 dans l’image en haut) de l’écran de pré-admission (en plaçant votre le curseur de votre souris sur l’icône du «i» dans cette section, vous pourrez voir toute l’information du patient). Vous devrez valider que l’ensemble de l’information obligatoire est bien complète.
- Si vous notez que de l’information obligatoire est manquante (Nom de l’animal, Espèce, Race, Sexe, Date de naissance), vous pouvez cliquer sur l’icône du «crayon» pour ouvrir un écran de modification.
4.b) Ajouter et créer un nouveau patient:
- S’il s’agit de la première visite au CHUV soit du propriétaire ou de ce patient, vous devrez créer un nouveau patient pour la pré-admission
- Cliquer sur l’icône du «+» vert en haut et à gauche dans la section patient pour obtenir l’écran de recherche de patients
- Remplir tous les champs pertinents
- Si le patient est éligible au programme de l’ASAQ (*), cliquer la case «éligible ASAQ»
- (*) Veuillez consulter cette leçon en ligne pour connaître les règles de l’ASAQ.
- Lorsque tous les champs sont bien remplis (en vert sur l’image ci-bas les champs importants à remplir), cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour compléter la création du nouveau patient
- Le nom du patient apparaîtra ensuite dans la case Patient (section 2) de l’écran de pré-admission (en plaçant votre le curseur de votre souris sur l’icône du «i» dans cette section, vous pourrez voir toute l’information du patient)
NB. Si l’animal est «croisé», inscrire la race qui « ressort » le plus et cochez « croisé »
5) Si un vétérinaire doit être associé à la pré-admission, compléter la section «DMVR» (section 3 dans l’image) de l’écran de pré-admission
- Encore ici, le vétérinaire référent peut soit existé dans le logiciel ou doit être créé lors de la pré-admission
- Cliquer sur l’icône du «+» en haut et à gauche de la section DMVR pour afficher l’écran de recherche
- Si un ou des vétérinaire(s) a déjà été associé au propriétaire, le nom apparaîtra dans la colonne de gauche et vous n’aurez qu’à double-cliquer sur le nom pour ajouter ce vétérinaire à la pré-admission si cela est pertinent
- Sinon, vous devez chercher le vétérinaire en entrant des informations dans un ou des champs de l’écran de recherche. Les résultats de votre rechercher apparaîtront dans la colonne de droite de l’écran de recherche
- Si vous trouver le bon vétérinaire, double-cliquer sur son nom pour l’associer à la pré-admisison.**Attention ne pas cliquer ici le bouton «Sauvegarder» au bas de l’écran!**
- Si vous ne trouver pas le vétérinaire et que vous êtes bien certain qu’il n’existe pas dans le système, compléter les différents champs d’information puis cliquer sur bouton «Sauvegarder» au bas de l’écran afin de créer un nouveau vétérinaire et l’associer à la pré-admission
6) Si pertinent, vous pouvez également ajouter une clinique à la pré-admission dans la section «Clinique» (section 4 dans l’image)
- La procédure est ici exactement la même que pour l’ajout d’un propriétaire
- Vous pouvez ajouter la clinique comme étant le contact «principal» ce qui affichera le nom de la clinique sur les écrans du logiciel n’ayant assez d’espace pour n’afficher qu’un seul des deux contacts (le vétérinaire ou la clinique)
7) Entrer le service admettant dans la champ «Service admettant» (section 5 dans l’image) de l’écran de pré-admission
8) Choisir le type de rendez-vous dans la champ «Type de RV» (section 6 dans l’image) de l’écran de pré-admission
9) Si la visite est effectuée hors de l’hôpital, dans une étable par exemple, choir l‘option ambulatoire dans la champ «Ambulatoire» (section 7 dans l’image) de l’écran de pré-admisison. Entrer également le nombre d’animaux examinés et à risques (la plus part du temps, ces deux nombres sont les mêmes. Par exemple, 1 et 1 dans le cas d’un seul animal visité ou 7 et 7 dans le cas d’un troupeau).
10) Si la visite est une visite ASAQ, cocher la case visite ASAQ dans la champ «Éligible ASAQ» (section 8 dans l’image) de l’écran de pré-admission. ** Veuillez consulter cette leçon en ligne pour connaître les règles de l’ASAQ.
11) Ajouter la «Raison de la visite» dans la (section 9 dans l’image) de l’écran de pré-admission:
- Utiliser des termes médicaux [Symptômes] et non un possible diagnostic
- Ne pas utiliser de verbes pour décrire l’état de l’animal
12) Ajouter le vétérinaire traitant dans la section «Personnel» (section 10 dans l’image) de l’écran de pré-admission
** Le vétérinaire traitant est obligatoire pour pouvoir ouvrir une visite. Si vous devez prendre un R.V. et le vétérinaire traitant n’est pas encore connu, vous pouvez le mettre sur l’horaire sans ajouter de vétérinaire traitant. Lors de l’admission de l’animal, vous pourrez ajouter/changer le vétérinaire traitant.
Précisions par service/secteur:
- S’il s’agit de la première visite pour l’animal , vous devez ajouter des frais d’ouverture du dossier. (Exeption des comptes employé.e CHUV/FMV et étudiant.e FMV)
- Code de facturation: 900.1 (HAC), 900.2 (HAF), 900.3 (HEQ- incl service ambulatoire équin)
- Ajouter des frais de biosécurité: HAC et GA, Ambulatoire.
- Code de facturation: 902.57 (HAC), 902.58 (HAF, HEQ – incl service ambulatoire équin)
Voir cette article pour plus d’information sur l’ouverture des visites.
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MAJ 29 janv 2024