IMPORTANT!!! Vous devez vous assurer de ne jamais mettre deux (2) noms de clients sur la même ligne, ie le prénom + nom d’un propriétaire dans le prénom, et le prénom + nom d’un copropriétaire dans le nom (à titre d’exemple, NE JAMAIS inscrire Prénom=Marie-Pier/Christiane | Nom = Angers/Alain).
Si vous devez ajouter un «co-proprétaire» ou ajouter tout autre précision de contact ou communication, utiliser l’alerte «Alerte CLIENT – Communication».
Autres exemples d’utilisation de cette alerte
Numéro de téléphone d’autres personnes liées avec le client:
Exemple: Tél.: 555-666-7777 M. James Doe (fils) – Peut être contacter pour décision médicale
Précisions pour le # à contacter selon plages horaire:
Exemple: Entre 10h et 15h: Cellulaire; Entre 19het 22 h: Maison , AUCUN APPEL après 22h
Comment valider et/ou modifier les méthodes et préférences de contact client via l’écran Pré-Admission
Vous pouvez gérer les méthodes et préférences de communication-client pour les nouveaux clients et les clients existants.
Cliquer sur le crayon dans la boîte du «Propriétaire» de l’écran de Pré-Admission.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez ajouter et/ou modifier l’ensemble des choix et préférences de communications sauf le choix «Ne pas communiquer avec ce client» et le choix du type de contact «Primaire».
Voir les instructions détaillées à propos de l’utilisation de l’écran du client pour des directives complémentaires.
Instructions détaillées pour l’écran du client
L’ensemble des choix d’options pour communiquer avec un client sont disponibles dans la section «Info contact» sur l’écran du client.
Prendre note que l’information inscrite (si erronée) dans cette section du logiciel peut impacter de façon importante les éléments suivants:
- L‘information visible sur l’écran du patient qui est utilisée par le personnel clinique quand ils ont besoin de contacter soit le client, soit le DVMR ou soit la clinique.
- La possibilité d’utiliser l’information de contact pour des fins d’envois officiels par le CHUV/FMV.
- Les extractions diverses de données d’usage clinique et administratif.
- La possibilité de faire des envois automatisées directement à partir du logiciel.
- La possibilité de savoir si le client ne veut pas recevoir de communications de notre part autre que la communication de base permise par la loi.
1) Dans cette colonne, vous pouvez sélectionner l’option qui correspond avec la méthode de contact priviligiée par le client.
NB.: Lors d’ajout de plus d’une entrée du même type (exemple: 2 # de cellulaire), la première donnée qui est entrée dans le dossier client sera visible dans les sections clients (haut écran client, dossier patient, pré-admission et document d’impression).
Toutefois, si un de ces éléments est choisi comme type de contact primaire, alors ce sera celui-ci qui prévaudra sur les autres données du même type peu importe l’ordre d’entrée.
2) Dans cette colonne, vous voyez le type de contact.
2.1) NE RIEN ÉCRIRE autre que des chiffres dans le champ “téléphone” ou “cellulaire” ou “travail”
Par exemple: 444-333-2222 Poste 8111 OU 444-555-6677 (conjoint)
2.1.1) Puisque le système fait le formatage automatiquement, il n’est pas nécessaire d’inscrire de “trait d’union” ou “parenthèse” entre les chiffres.
2.2) Courriel:
2.2.1) S’il n’y a pas d’adresse de courriel et afin d’éviter d’en faire la demande à chaque visite ultérieure, il est possible d’ajouter l’alerte “client” suivante:
2.3) Adresse postale / Voici les règles à respecter:
2.3.1) Choisir le pays Canada ou États-Unis
2.3.2) Inscrire l’adresse (Première lettre en majuscule et les suivantes en miniscule)
Inscrire # App (s’il y a lieu) (trait d’union) # civique (virgule), type de rue (point). Nom de la rue
Exemple: 14-1235, rue des Bosquets
Abréviations :
Boulevard : boul [Anglais: Blvd.]
Avenue: Av. [Anglais: Ave.]
Rang : Rang [Route Rurale # : R. R. #]
Route : Route [Anglais: Rd.]
Place : Place [Anglais: Pl.]
Croissant : Cr. [Anglais: Cr.]
Chemin : Ch. [Street: St.]
Si le nom de rue comporte un nom propre mettre trait d’union entre le prénom et nom (Exemple: boul. René-Lévesque)
Ne pas oublier de vérifier la bonne orthographe des noms propres.
2.3.3) Inscrire la ville (Première lettre en majuscule et les suivantes en miniscule)
2.3.4) Choisir le province
2.3.5) Inscrire le code postale avec un espace au milieu (H0H 0H0) (Codes postaux canadien)
Codes postaux américains: 5 chiffres (sans espace) (12345).
2.3.6) Ce champ est pour la région administrative (Exemple Montérégie) – Ceci n’est otutefois pas un champ obligtoire.
Cliquer Sauvegarder.
Une fois l’adresse postale entrée, vous pouvez utiliser l’option «Même que l’adresse» si ces coorodnnées sont identiques pour les autres sont types d’adresses (postale, facturation, livraison).
2.4) L’adresse postale correspond à l’adresse principale du client. Il ne peut y avoir qu’une seule adresse postale inscrite au dossier client.
2.5) L’adresse de facturation peut être reliée aux communications d’affaires. Il ne peut y avoir qu’une seule adresse de facturation inscrite au dossier client.
2.6) L’adresse de livraison correspond à celle utilisée à des fins de livraison (tel que les envois de médicaments ou autre faits par la pharmacie centrale).
3) Vous voyez les détails pour le contact dans cette colonne.
4) L’information dans cette colonne est utilisée pour indiquer quels types doivent être envoyer et pour quel contact.
4.1) Cette option n’est disponible uniquement que pour les types de contact pour lesquels le système peut faire des communications automatisées tel que fax, courriel, adresse postale, adresse de facturation et adresse de livraison. EXCLUS: les # de téléphone (maison, cellulaire ou travail)
*Ne pas inscrire de remarque dans les différents types de communication. Si un dossier fut migrer avec ce type d’information veuillez à l’inscrire dans commentaire / alerte client si le commentaire est toujours d’actualité.
**Une communication automatisée peut être par exemple pour des fins de communications en masse pour un envoi postal (par exemple des états de comptes) ou, lorsque ce service sera disponible, des envois de fax et courriels envoyés directement à partir du système (à titre d’exemple, des congés).
À titre d’exemple, dans l’image suivante, selon ce qui est a été choisi, le client nous avait indiqué qu’il préfère recevoir des communications générales et des communications du dossier médical via une de leur deux adresses de courriels, et aussi par le poste. Mais il préfère également ne recevoir ses factures qu’à son adresse postale de facturation uniquement.
Afin que l’état de compte du client fonctionne correctement dans le logiciel, vous devez absolument vous assurer d’avoir entré au moins une «adresse postal» (peu importe le type), qu’au moins une de ces adresses soit sélectionnée comme étant celle utilisée dans «Rapports comptabilité» et, vous ne devez absolument jamais utilisé l’option «Rapports comptabilité» pour les adresses de courriel et/ou de fax. Si vous oubliez de sélectionner l’option «Rapports comptabilité» pour l’adresse postale choisie, l’état de compte client ne sera pas générée. Si vous sélectionnez par erreur l’option «Rapports comptabilité» pour un courriel et/ou un fax, cela brisera l’état de compte du client pour le service de comptabilité.
** Ces consignes sont en place en attendant la possibilité de faire des envois automatisés via le logiciel et s’appliquent uniquement pour l’option «Rapports comptabilité».
5) Si le client indique qu’il ne veut pas recevoir des communications de notre part, vous devez sélectionner cette option pour l’indiquer. Cette option à pour effet que nous pouvons les retirer de nos extractions du système pour des fins de communications officielles en provenance du CHUV/FMV et, ajoute une barrière pour les envoies automatisées en provenance du système.
5.1) Il est également possible de faire l’ajout de cette alerte au dossier client:
6) Si vous avez besoin d’effacer complètement une entrée, cliquer sur le «X» rouge.
7) Pour les entrées qui obligent plus d’une ligne, vous verrez un crayon ici. Cliquer sur le crayon pour ouvrir la fenêtre de modification.
8 ) Choisir un type de contact ici pour ajouter une nouvelle entrée.
MAJ 30-01-2024