Une consultation électronique est une consultation formelle entre médecins vétérinaires, pour un cas particulier, avec échanges documentés sur le diagnostic, traitement ou recommandations, pour lequel un dossier patient sera créé (VetView) et un rapport de cas sera envoyé au médecin vétérinaire qui en a fait la demande.

L’obtention d’un avis sur un sujet général, un dialogue informel, ou une simple question concernant un cas n’entrent pas dans le cadre de consultations électroniques, de même que le suivi de patient suite à un congé, pour le problème lié à sa référence au CHUV (*sauf pour le suivi à long terme des patients du Service de comportement auprès du propriétaire).

Il est donc toujours possible de répondre aux questions téléphoniques des vétérinaires référents.

Le jugement du professionnel établira si la demande devrait être considérée comme une consultation électronique avec frais applicables.

Fonctionnement général

• Le formulaire de consultation électronique et les fichiers associés sont acheminés à la technicienne aux admissions, dans la boîte aux lettres TSA admissions, qui ouvrira le dossier VetView (pour les animaux de compagnie). Dans le cas des grands animaux, un(e) commis aux admissions HGA se chargera de la procédure.
• Le formulaire dûment rempli par le vétérinaire référent (ou par le client suivi par le Service de médecine du comportement le cas échéant), avec # de dossier VetView, est acheminé par courriel par la BAL TSA admission au vétérinaire.

Médecin vétérinaire

• Le vétérinaire référent (traitant externe) demeure responsable du patient et de son traitement.
• Le vétérinaire spécialiste a la responsabilité de ses recommandations. Les mêmes obligations déontologiques s’appliquent en télémédecine.
• Le client est le médecin vétérinaire référent (traitant externe). Celui-ci doit préalablement obtenir le consentement du propriétaire afin de transmettre les informations du patient.
• Le professionnel du CHUV a la liberté de refuser de répondre à une demande de consultation s’il juge que les informations sont insuffisantes ou incomplètes afin de se prononcer ou si le cas pose un problème éthique. Dans ce cas, la technicienne / commis aux admissions doit communiquer dans les plus brefs délais avec le médecin vétérinaire ayant fait la demande de consultation afin de lui signifier qu’il ne répondra pas à cette demande. Une demande de remboursement doit être envoyée à Julie Dufour, conseillère en communication. 
• En cas de fermeture du service (vacances, hors clinique ou autre), le service qui offre des consultations électroniques doit en informer la technicienne aux admissions ou Julie Dufour le plus rapidement possible.
• Le professionnel est invité à répondre aux demandes de consultations électroniques durant son temps en clinique.

Étapes à suivre lors de la réception d’un formulaire de consultation électronique par le vétérinaire du CHUV

• Lorsque vous recevez les informations relatives à la demande de consultations électroniques (dans la boîte courriel (BAL) de votre service et votre adresse courriel UdeM), cela signifie que le dossier client/patient a déjà été créé dans VetView. Les informations pour y accéder vous auront donc été fournies.
• Nous vous demandons de répondre dans les 48 heures ouvrables (5 jours ouvrables pour les cas d’ophtalmologie et médecine du comportement (à venir)). Si vous êtes dans l’impossibilité de le faire, veuillez l’indiquer à la TSA / commis aux admissions qui se chargera d’en informer le client (vétérinaire référent). Même chose si vous prévoyez dépasser le délai suggéré.
• La demande de consultation électronique et le dossier du vétérinaire référent auront préalablement été joints à la requête dans le dossier VetView sous forme de fichier .pdf., dans le dossier patient, dans la requête et aussi avec les documents joints.
• Inscrire votre rapport de consultation électronique dans le rapport de requête. Mettre le rapport de consultation électronique dans le congé RDVM, en utilisant la mise en page préétablie.
• Vous devez ensuite envoyer celui-ci en .pdf par courriel au vétérinaire référent à l’adresse indiquée.

Technicienne aux admissions / commis aux admissions HGA

Les demandes de consultations arrivent dans la BAL partagée admission-tsa. Voici les étapes à suivre pour les traiter :

• Créer une pré-admission et remplir tous les champs avec les informations reçues (patient, client, vétérinaire et clinique référente). Ne pas l’ajouter à l’horaire de rendez-vous, sauf pour dermatologie (créer une case mémo la journée de la demande). Vous devez toujours utiliser le «type de rendez-vous» «Consultation électronique» pour ces visites.
• IMPORTANT! Changer le client responsable de la facture pour la clinique qui a fait la demande de consultation pour éviter qu’une facture ne soit envoyée par erreur aux clients.
• Choisir le service qui doit répondre à la demande comme service traitant et mettre le nom du clinicien qui est en clinique la journée de la réception de la consultation comme vétérinaire traitant.
• Mettre « Consultation électronique » comme raison de visite et admettre le patient pour ouvrir le bon de travail et lui créer son numéro Vetview.
• Toutes consultations électroniques doivent être facturée par une requête, donc vous devez faire la requête qui correspond avec le type de la consultation. Vous ne devez jamais facturer ces consultations sans une requête.  Sinon, la consultation sera facturée 2 fois lorsque la requête sera faite afin de pouvoir faire le rapport et, cela créera de la confusion pour le vétérinaire qui la reçoit.

• Copier/coller l’anamnèse dans le champ «Anamnèse» dans la requête que vous avez soumise pour facturer l’examen. Les vétérinaires laissent parfois leurs coordonnées personnelles (téléphone ou courriel), donc mettre cette information également dans la boite Anamnèse (après l’anamnèse) au besoin. 

• Copier le Numéro de référence reçu dans le courriel Dexero, puis aller dans le BT et ajouter le «Numéro de référence #» (Par exemple Numéro de référence Dexero # chuv-864») dans la Remarque BT».  

• Transférer la requête reçue par courriel au service impliqué via la BAL du service. Sauf pour ophtalmologie, l’envoyer au clinicien et mettre la TSA du service en « cc ».
• Vérifier si la clinique a mentionné qu’elle enverrait un dossier et des photos (voir en bas de la demande, sous l’anamnèse) et vous assurer que nous avons tout bien reçu (les fichiers trop volumineux peuvent nécessiter plusieurs envois). Envoyez ces documents au clinicien, au service et aux archives.
• Faire un suivi les jours suivants pour être certain que la demande a été traitée. Les cliniciens ont habituellement 48 heures ouvrables pour y répondre (sauf lors des semaines où ils sont hors clinique, un message le mentionnant est mis sur le site internet du CHUV et ne pas compter les fins de semaine). Le délai est de 5 jours ouvrables pour ophtalmologie et comportement. Important :lorsque le congé est validé, vous devez fermer la facture sans paiement, l’imprimer et la donner à Nathalie Authier.
• Le clinicien s’occupe d’envoyer le rapport au vétérinaire référent et de faire les suivis (il n’y a pas de frais, c’est inclus dans le service offert). Advenant que l’animal soit tout de même référé au CHUV, des frais d’examen seront chargés sans frais d’ouverture de dossier. Dans le cas des animaux exotiques, un examen de cas référé sera facturé.
• Pour toutes questions relatives aux demandes ou pour tout autre problème, contactez Julie Dufour au poste 44018. 
• Pour les demandes de consultations concernant les grands animaux, transférez le courriel au secrétariat HGA (admission-hga@chuv.umontreal.ca), vous n’avez pas à les gérer.

Demandes de suivi en comportement et demandes de renouvellement d’ordonnance

Des consultations électroniques (demandes de suivi par courriel par Dre Desmarchelier) et des demandes de renouvellement d’ordonnance seront aussi possibles pour les clients (propriétaires) suivis dans la dernière annéepar le Service de médecine du comportement. Le fonctionnement est le même que pour les consultations électroniques. La TSA aux admissions reçoit la demande via la BAL TSA admission, traite celle-ci dans VetView (les requêtes se trouvent avec les consultations internes) et fait suivre celle-ci à Dre Desmarchelier par courriel.

Envoi de l’information aux vétérinaires référents

Voir cette section de l’intranet pour les signatures à utiliser et autre information liés avec ces transactions.

NB:  Nous ne pouvons pas prendre le # carte de crédit pour le  “garder” librement et, il y a un nombre limité des terminaux aussi, seulement le secrétariat et la comptabilité peuvent demander le # carte de crédit à un client.

(dernière maj 24 mars 2021)