Connaissance pré-requis pour comprendre ce document:

• Comment créer des pré-admissions
• Comment créer des clients/patients 
  instructions incluses dans la leçon sur la création des pré-admissions.
• Comment ajouter des RV sur les horaire

Scénarios génériques possibles pour la télémédecine au CHUV

Le client peut contacter le CHUV pour un RV télémédecine via:

1. Téléphone
2. Formulaire en ligne et paiement par Dexero

1 – Le client téléphone pour avoir un R.V. pour être guidé vers une option de télémédecine

1a – Appel reçu par le secrétariat

• Questions de base (brève anamnèse par exemple) demandées afin de pouvoir faire le triage.  
  * S’il s’agit d’une urgence qui oblige une visite sur place, simplement traiter comme cela est fait actuellement;
• Si le secrétariat a le droit de le faire pour un service donné :
  • Créer la pré-admission, incluant la création du client/patient au besoin;
  • NB:  Si le patient n’est jamais venu au CHUV, ne pas oublier d’ajouter la requête de frais d’ouverture du dossier;
  • Mettre sur l’horaire du service en utilisant le type de R.V. indiquant un R.V. de télémédecine; 
• Si le secrétariat ne peut pas prendre le R.V. pour le service :
  • Si quelqu’un dans le service est disponible,
    • transférer l’appel (voir 1b)
  • Si personne n’est disponible immédiatement dans le service :
    • prendre l’information de base (démographique et brève anamnèse).  Dépendant la situation, vous pouvez créer la pré-admission, incluant la requête pour le Frais d’ouverture du dossier quand cela s’applique.
    • transférer l’information au service via une bal partagée ou tout autre
             mécanisme à définir
• L’ouverture de la visite est faite la journée du R.V.

1b – Reçu par le service

• Chercher l’information dans la BAL partagée (ou autre mécanisme mentionné dans 1a);
• Si ce n’a pas été fait par le secrétariat, créer la pré-admission, incluant la création du client/patient au besoin;
  • NB:  Si le patient n’est jamais venu au CHUV, ne pas oublier d’ajouter la requête de frais d’ouverture du dossier (si pas déjà fait par le secrétariat);
• Mettre sur l’horaire du service en utilisant le type de RV indiquant un R.V. de télémédecine.
• Remplir les requêtes/documents appropriés selon le besoin (qui peuvent aussi facturer automatiquement selon le fonctionnement du service);
  • Par exemple:  Consultation télémédecine vétérinaire, Rendez-vous télémédecine TSA, etc;
  • NB:  Les renouvellements de médicaments ont déjà une procédure et ne sont pas considérés à ce stade-ci comme télémédecine
• L’ouverture de la visite fait la journée du R.V.. L’accès pour l’ouverture des visites est limité au personnel spécifique.  Si vous n’avez pas cet accès et il n’y a personne disponible dans votre service qui a l’accès, vous devez contacter le secrétariat pour l’ouverture des visites.

1c – Gestion de la facture

Les types (moyens) de facturation seront la responsabilité du service :

• Par auto-facturation via une requête (ou document) ajouté sur la P.A. (comme cela est fait pour les frais d’ouverture du dossier actuellement);
• Par auto-facturation via des choix de requête (ou document) ajoutés après l’ouverture de la visite;
• Par facturation manuelle via une feuille de facturation si aucune option d’auto-facturation n’est possible pour le service

1d -Fermeture de la facture et prise de paiement :

Scénario 1:  Le choix d’options à facturer est réalisé lors de la prise de R.V. (requête faite sur la PA) et le secrétariat ouvre la visite

• La journée de la visite, le secrétariat ouvrira la visite et “finalisera” la facture;
• À l’heure du R.V., le secrétariat appellera le client pour avoir leur # carte de crédit;
• La facture est fermée et l’appelle est transférée vers le service pour le R.V;
• Le service peut continuer de remplir le dossier médical en temps réel ou après.

Scénario 2: La facturation doit être faite après l’ouverture de la visite :

• La journée de la visite, vous ou le secrétariat ouvrirez la visite;
• À l’heure du R.V., le service appellera le client;
• Une TSA fera la facturation (via requête et/ou feuille de facturation) pour les items appropriés;
• Le service avisera le secrétariat lorsque la facture est prête à être fermée via la bal partagée (ou en transférant la feuille d’admission papier au secrétariat) ;
• Le service doit aviser le secrétariat ou la comptabilité que la facture est prête à être fermée via l’alerte Facture à jour mise dans la visite. 
• Le secrétariat ou la comptabilité fermera la facture et appellera le client pour avoir leur carte de crédit afin de traiter le paiement

NB:  Nous ne pouvons pas prendre le # carte de crédit pour le  “garder” librement et, il y a un nombre limité des terminaux aussi, seulement le secrétariat et la comptabilité peuvent demander le # carte de crédit à un client.

(dernière maj 2 avril 2020)