Rappels de patient: Traiter un rappel (internes & externes) (19-11-2020)

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Voir les leçons suivantes pour plus d’information concernant des ajouts de rappels.

Vous pouvez traiter les rappels internes via une liste de rappels, via l’écran du patient, ou via l’horaire. Cette leçon vous explique les trois options.

Écran Liste des rappels

Cet écran est dédié au personnel qui doit traiter des rappels en vrac. Si vous n’avez pas l’accès dans votre compte et pensez que vous devriez l’avoir, SVP contacter votre superviseur pour une demande de changement d’accès.

Vous pouvez utiliser cet écran comme une liste de travail et aussi, pour voir l’historique des rappels.

1 – Cliquer sur le bouton Navigation sur la ligne bleue en haut des écrans VetView et choisir l’option «Liste des rappels»

2 – Chercher les rappels selon vos besoins.

  • a : Client (nom ou numéro)
  • b : Patient (nom ou numéro)
  • c : Service (associé avec le rappel)
  • d : Communication method (non applicable au CHUV)
  • e : Échéance (période où rappel est prévu)
  • f : Type de rappel (le type de rappel choisi lors de l’ajout. À titre d’exemple Facture à fermer ou Rappel de vaccin)
  • g : Type (rappel interne ou externe)
  • h : DMV (si assigné au rappel)
  • i : Statut (vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs)
  • j : Recherche (cliquer pour effectuer votre recherche)
  • k : Définir recherche par défaut (cliquer pour garder en mémoire vos critères de recherche)

3 – Vous pouvez maintenant traiter vos rappels

a – un à la fois: Cliquer sur le crayon à la droite de la ligne de rappel et suivre les instructions dans dans la section Onglet Info de la visite en haut.

b – en vrac

  • b1 – Imprimer les résultats de votre recherche (en format PDF ou impression)
  • b2 – Cette option est disponible uniquement pour les rappels externes.
  • b3 – Vous pouvez générer un fichier CSV des résultats.
  • b4 – Vous pouvez effacer plusieurs rappels en même temps (Faire bien attention, vous ne pourrez pas récupérer les rappels effacés)
  • b5 – Vous pouvez changer le statut de plusieurs rappels en même temps. Dans l’écran qui s’ouvre, choisir «Selected Reminders» et choisir le statut désiré. Si cela s’applique, vous pouvez également ajouter une entrée dans le journal de communications. Sauvegarder pour effectuer le changement de statut avec ou sans une entrée dans le journal de communications.

Écran du patient

Dans le dossier patient, onglet «Info de la visite», les rappels pour le patient sont tous visibles en haut de l’écran s’ils n’ont pas encore été traités. Ils sont également visibles dans l’onglet «Rappels patient» peu importe le statut. Vous pouvez traiter les rappels dans ces deux endroits.

Onglet Info de la visite

1 – Mettre votre souris sur le rappel pour accéder au menu et cliquer sur le bouton «Voir détails rappel».

2 – Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez les choix des actions suivantes:

  • a – Changer le statut vers:
    • Incomplet : le statut par défaut qui indique un rappel non-traité. Ce statut est visible sur l’horaire.
    • Suivi: Indique que vous avez commencé le traitement du rappel, mais qu’il reste des suivis à faire avant de pouvoir le finaliser. Ce statut est visible sur l’horaire.
    • RV pris: Indique qu’un rendez-vous a été pris et qu’il est lié avec le rappel. Le système l’assignera automatiquement si vous utiliser ce bouton pour prendre rendez-vous (étape d). Vous pouvez également changer le statut manuellement, mais la date et l’heure du rendez-vous ne seront pas visibles sur cet écran.
    • Finalisé: Indique que vous avez terminé le rappel. Ce statut est le moyen de retirer le rappel de l’onglet Info de la visite. Il sera toujours visible dans l’onglet Rappels patient.
    • Annulé: Indique que le rappel a été inscrit au dossier, mais que finalement il ne sera pas traité. Ce statut est le moyen de retirer le rappel de l’onglet Info de la visite. Il sera toujours visible dans l’onglet Rappels patient.
    • Échoué: Indique qu’il y a eu un problème technique avec les envois automatiques des rappels. Ce statut deviendra important lors de l’implantation des communications automatisées.
    • Effacé: Indique que le rappel a été ajouté par erreur. Ce statut est le moyen de retirer le rappel de l’onglet Info de la visite. Il sera toujours visible dans l’onglet Rappels patient.
  • b – Mettre le nom du vétérinaire associé avec le rappel, si cela s’applique dans votre cas. Ce n’est pas obligatoire.
  • c – Ajouter une entrée dans le journal de communications patient pour documenter votre échange avec le client (si cela s’applique). N. B. Les entrées visibles au bas de cette colonne sont uniquement les entrées liées avec ce rappel. Il faut aller dans le journal de communications pour voir l’ensemble des entrées.
  • d – Pendant le traitement du rappel, si vous devez créer une pré-admission et mettre le patient sur l’horaire (soit un prise de rendez-vous, soit un besoin de rendez-vous ou soit un ajout dans la liste d’attente), vous pouvez cliquer sur ce bouton pour aller sur l’horaire. La pré-admission sera créée quand vous aurez fait votre glisser/déposer sur l’horaire. N. B. S’il y a déjà une pré-admission de disponible, cette étape générera une 2e pré-admission.
  • e – Ajouter un «sous-rappel» (un rappel pour le même service lié avec ce rappel). À titre d’exemple, comme vous ne pouvez pas modifier le texte d’un rappel une fois sauvegardé, si vous avez des précisions à ajouter, vous pouvez utiliser cette option pour ajouter une 2e fois le même rappel et utiliser la boite de texte. Voir cette leçon pour plus d’information sur les ajouts de rappels externes ou cette leçon pour plus d’information sur les ajouts de rappels internes
  • f – Sauvegarder pour sauvegarder et retourner au dossier patient.
  • g – Modifier la date ciblée pour le rappel
  • h – Modifier le service associé avec le rappel. FAIRE ATTENTION: Le service inscrit ici déterminera l’horaire et la liste où le rappel sera disponible.

CONTENU BONUS: Plusieurs options sont également disponibles directement sur l’écran du patient.

  • a – Ajouter un «sous rappel» (voir point 2e en haut)
  • b – Prendre rendez-vous (voir point 2d en haut)
  • c – Modifier le service ou date de rappel (voir point 2g et 2h en haut))
  • d – Effacer le rappel.

Onglet Rappels patient

1 – Cliquer sur l’onglet Rappels patient

2 – Cliquer sur le crayon à la droite de la ligne de rappel.

3 – Suivre les instructions au point 2 dans la section Onglet Info de la visite en haut.

Horaire

Si le rappel est dans un statut de «Incomplet» et que le service a un horaire, il sera disponible dans la liste des rappels internes dans la colonne à droite de l’écran d’horaire (l’horaire doit être sélectionnée). Le rappel sera visible à partir de la date ciblée pour le rappel et restera visible sur l’horaire jusqu’au moment où le statut change. Si votre rappel n’est pas visible sur l’horaire, mais que vous avez besoin qu’il le soit, changer le statut vers Incomplet ou Suivi selon vos besoins.

Pour accéder l’écran de modification du rappel,

1 – Choisir le bon horaire et la bonne date

2 – Faire un clique de droit sur le rappel et choisir l’option Modifier rappel et suivre les instructions dans dans la section Onglet Info de la visite en haut.

N. B. Vous pouvez également prendre un RV ou aller au dossier patient au besoin sans ouvrir les détails.

(dernière maj 15 déc. 2020)