La localisation de l’animal est visible dans chaque dossier patient sur la ligne avec la date de la visite. Cette leçon explique la gestion de la liste de recensement globale, l’impression des listes de recensement, et la gestion de la facturation liée avec.
Ne pas oublier de lire le politique de recensement au CHUV (cliquer ici pour y accéder)
Visualiser le recensement
1 – Cliquer sur le bouton «Navigation» dans la barre bleue en haut de tous les écrans VetView et, choisir l’option «Recensement»
2 – Ajouter le critère approprié pour votre recherche. Si vous laissez l’ensemble des champs vides, l’ensemble des patients sur le recensement seront visibles en cliquant sur le bouton «Recherche».
3 – FAIRE ATTENTION avec l’utilisation de ce critère. Il recherche tous les animaux pour lesquels le statut de la visite a été changé vers «Hospitalisé». Si cette étape est oubliée, ou si votre patient est un cas d’entrée-sortie la même journée, si cette option est sélectionnée le patient ne sera alors pas visible. Nous vous suggérons de l’utiliser uniquement quand vous rechercher un cas précis.
4 – Suite à l’exécution de votre recherche (étape 2), la liste des patients est visible en bas de l’écran.
Vous pouvez maintenant
- visualiser la localisation actuellement assignée au patient dans le système
- imprimer le recensement (voir la section Imprimer le recensement)
- accéder au dossier patient en cliquant sur le numéro ou le nom de l’animal
- confirmer le niveau de soins assigné, et le modifier au besoin (voir la section gestion facturation)
- confirmer la dernière facturation effectuée. Le total sur cette ligne est le nombre de jours au total facturé via le recensement (tous niveaux confondus).
- ajouter un animal au recensement (voir la section Ajouter un animal sur le recensement)
- facturer des frais manuellement (voir la section gestion facturation)
- modifier la localisation du patient (voir la section Changer la localisation du patient)
- retirer l’animal du recensement (voir la section Retirer un animal du recensement)
Imprimer le recensement
1 – Effectuer votre recherche sur l’écran selon le critère approprié. À titre d’exemple, si vous voulez imprimer la liste des patients recensé en Urgentologie, choisir le service d’Urgentologie dans le champ Service.
2 – Cliquer sur le bouton «Imprimer recensement»
3 – Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur le bouton d’impression pour imprimer (ou sur la flèche vers le bas pour télécharger un PDF).
N. B. : L’hôpital animaux de la ferme (HAF) et l’hôpital équin (HEQ) ont leurs propres versions imprimées du recensement. Si vous devez d’imprimer le recensement pour un de ces deux secteurs, sur la fenêtre qui s’ouvre (étape 3), cliquer sur le bouton «Alternate Reports» et choisir l’option appropriée.
Ajouter un animal sur le recensement
1 – Cliquer sur le bouton «Ajouter au recensement»
2 – Dans la fenêtre qui s’ouvre, il faut:
- a – c: Choisir le patient (en tapant dans un de ces champs, le système commencera à vous suggèrer des patients. Double cliquer sur le bon patient pour le sélectionner)
- a: chercher par le # patient
- b: chercher par le nom de l’animal (ce n’est pas efficace sauf si le nom est très distinct)
- c: chercher par le client
- d: Sélectionner la visite (par défaut c’est la dernière ouverte)
- e: Sélectionner le service où la cage/box est située (ce n’est pas nécessairement le service traitant)
- f: Sélectionner la cage/box
- g: Choisir le niveau de soins
- Par défaut, le niveau de soins le plus utilisé pour la cage/box est inscrit par le système. Vous pouvez modifier le niveau selon la réalité du patient et les règles de facturation de l’hospitalisation de votre service. Si vous n’êtes pas certain quel niveau, demander à votre secteur.
- h: Ajouter une procédure à facturer quotidiennement par le recensement (par exemple fluidothérapie chez équin). Cette étape est optionnelle.
- i: Cliquer «Ajouter» pour ajouter l’animal sur le recensement.
Le patient est maintenant sur le recensement et la facturation sera effectuée chaque nuit jusqu’à la sortie du patient.
N. B.: Si l’animal n’a pas un BT ouvert, mais que vous êtes certain que l’animal est toujours au CHUV, vous avez l’option d’ouvrir un BT supplémentaire. Il faut simplement laisser l’option «Aucun BT ouvert trouvé, ouvrir un nouveau BT?» sélectionnée et le BT sera ouvert.
Gestion Facturation (incluant comment changer le niveau d’hospitalisation)
La facturation de l’hospitalisation est réalisée automatiquement par le recensement chaque nuit commençant à deux heure du matin. Si le niveau de soins a changé, ou si vous avez besoin d’ajouter des procédures journalières à être facturée par le recensement, vous pouvez modifier.
a – en sélectionnant la ligne sur le recensement correspondant avec le patient, une section est ouverte en bas de la page qui vous donne les détails, incluant le choix des produits.
b – cliquer sur le crayon à côté du produit si vous avez besoin de changer la quantité à facturer. N. B. Tous produit d’hospitalisation sont facturé avec une quantité de 1 qui est inscrit par défaut.
Si vous devez changer le niveau d’hospitalisation et ajouter des procédures journalières
c – cliquer sur le «x» rouge à côté de l’ancien niveau d’hospitalisation pour le retirer.
d – cliquer sur le bouton «Ajouter un autre produit» N. B. Tous les cas hébergés au CHUV doivent avoir un niveau d’hospitalisation de facturé avec une quantité de 1 et sans exception.
- a: Choisir le produit. Commencer avec la famille (Ligne dans l’image) pour réduire les choix à ceux de votre secteur
- HAC
- 102 hospitalisation petits animaux
- 105 hospitalisation animaux exotiques
- 199 procédures/examens
- HAF
- 302 hospitalisation
- HEQ
- 402 hospitalisation
- 409 procédures/examens
- HAC
- b: Sauvegarder l’ajout
Il y a quelques circonstances où la facturation de l’hospitalisation n’aura pas été faite via le recensement, à titre d’exemple, l’animal arrive après que le recensement est roulé ou, l’animal est entré mais n’a jamais été ajouté sur le recensement. Dans un tel cas, vous devez utiliser l’écran de recensement pour facturer la journée appropriée.
Trouver le(s) patient(s) sur le recensement et
- a – Cocher la boîte à gauche du nom du service sur la ligne
- b – cliquer sur «Facturer hospitalisation»
En plus de la facturation de l’hospitalisation, le recensement peut également facturer automatiquement des procédures/examens journaliers. Pour faire cela, vous devez simplement cliquer une autre fois sur «Ajouter un autre produit» et y inscrire le bon numéro du produit.
La facturation d’une procédure/examen ne peut pas remplacer le niveau d’hospitalisation. Vous devez toujours avoir un produit dans une famille hospitalisation, même si une procédure/examen y est aussi ajouté.
La facturation de l’hospitalisation entrée-sortie n’est pas facturé via le recensement. SVP voir cette leçon pour plus d’information sur la facturation générale.
Changer la localisation du patient
1 – Chercher le patient sur le recensement par numéro de patient ou le trouver dans la liste
2 – Cliquer sur l’icône «crayon» à gauche du numéro patient
3 – Ajuster la localisation
- a – Changer le service où la cage/box est situé si cela s’applique
- b – Choisir la cage/box appropriée
- c – Sauvegarder le changement
N. B. Le niveau d’hospitalisation sera changé vers le niveau le plus commun pour la cage/box. Ne pas oublier de le changer si ce n’est pas le bon niveau.
Retirer un animal du recensement
1 – Automatiquement: Quand le statut de la visite est «Sorti», l’animal sera retiré automatiquement du recensement à 4h du matin (avant le recensement facture) de la journée inscrite comme date du sortie.
2 – Manuellement:
- a: Sélectionné la ligne
- b: Cliquer sur le bouton «Effacer du recensement»
Le patient est maintenant sorti du recensement.
Modification du personnel traitant
En sélectionnant la ligne sur le recensement correspondant avec le patient, une section est ouverte en bas de la page qui vous donne les détails, incluant une section «Personnelle». Vous pouvez faire des modifications du personnel dans cette section. Utiliser les boutons « ajouter » (Add Me ou Add Personnel) si vous avez besoin d’ajouter un autre membre de l’équipe. Utiliser le crayon à côté du nom si vous avez besoin de changer quelque chose et cliquer sur le X rouge si vous avez besoin d’effacer un membre de l’équipe.
Note: Afin de pouvoir effacer le vétérinaire traitant, vous avez besoin d’ajouter le nouveau vétérinaire traitant avant de pouvoir effacer l’ancien.
Si vous travailler de soir, svp voir cette leçon pour plus d’information sur les validations à faire avant 4h du matin.
(dernière maj 06 mai 2021)