Cet article vous explique l’ensemble des différentes façons pour «Prendre rendez-vous» dans VetView.

SCÉNARIO 1: Prendre un rendez-vous via le bouton «Prendre RV» sur l’écran de pré-admission.

1 – Trouver votre P.A. (voir cette leçon pour plus d’information sur les recherches de pré-admissions) si elle existe déjà ou alors, créer une nouvelle P.A. (voir cette leçon pour plus d’information sur la création des pré-admissions) si elle n’existe pas encore.
2 – Cliquer sur le bouton «Prendre RV» en bas de l’écran.

• Si la pré-admission était déjà utilisée pour un autre rendez-vous, et si cela s’applique, vous pouvez la réutiliser pour ajouter une «Task» sur l’horaire ou, pour ajouter un deuxième rendez-vous (même patient – même visite) en cliquant sur le bouton «Réutiliser cette PA pour RV extra ou «Task»». (voir aussi Horaire: «Tasks», Liste d’attente et Besoin R.V. et Horaire: «Tasks», Arrivé d’avance et Ramassages planifiés pour plus d’information sur le colonne Tasks)
  • Vous pouvez réutiliser une pré-admission pour un RV extra pour:
    • Dans des cas ayant deux visites dans la même journée où une deuxième pré-admission n’a pas à être ouverte. Par exemple: un patient reçu par le service de Médecine Interne Équin et qui a aussi une consultation/réévaluation avec Ophtalmologie.
    • Des transferts de cas quand une requête de transfert de cas ne sera pas effectuée.

• Tous «Mémos» doivent être placés dans une «Task» au lieu d’être mis directement sur l’horaire comme un rendez-vous. (voir aussi Horaire: «Tasks», Liste d’attente et Besoin R.V. et Horaire: «Tasks», Arrivé d’avance et Ramassages planifiés pour plus d’information sur le colonne Tasks)

3) Votre PA sera disponible dans la colonne à gauche de l’écran d’horaire.

N.B. Si vous avez inscrit le «Service admettant» et le «Type de RV» sur la PA, et s’il y a des plages de pré-définies sur l’horaire, lorsque l’écran d’horaire s’ouvrira, le service sera déjà sélectionné.

4) Si ce n’est pas le cas, sélectionner l’horaire approprié. Si vous savez déjà la date, vous pouvez aussi sélectionner la date. Sinon, vous pouvez utiliser l’option «Trouver» en haut et au centre de l’écran pour chercher le prochain rendez-vous disponible. (Voir cette leçon en ligne pour plus d’information sur comment trouver le prochain RV.)
5) Glisser et déposer votre pré-admission dans la plage d’horaire approprié.

• Si la plage existe déjà, vous devez déposer votre PA dans la boîte existante

• Si la plage n’existe pas, et que vous désirez quand même ajouter le rendez-vous sur l’horaire, et si vous avez l’approbation du service, vous pouvez déposer la pré-admission sur l’heure approprié, dans le colonne appropriée.
• Si l’heure assignée à la plage n’est pas la bonne heure, vous pouvez toujours modifier l’horaire en faisant un clic-droit sur la plage et choisir l’option «Détails»

– Changer la date ou heure dans l’onglet «Détails de RV» et cliquer sur le bouton «Fermer» en bas de l’écran

6) Le rendez-vous est maintenant pris. La plage inclue l’information de la pré-admission et elle est maintenant en couleur (bleue) (voir cette leçon pour plus d’information sur les couleurs de l’horaire).
7) Au besoin, vous pouvez aller dans les «Détails» du RV et inscrire des commentaires si cela s’applique.

• Faire un clic-droit sur la plage et choisir l’option «Détails du RV» (voir point 5 pour les images)
• Ajouter les commentaires liés avec ce rendez-vous (pré-admission) spécifique dans la boite de commentaire. Ces commentaires seront effacés lors de l’annulation du rendez-vous.

• Faire un clic-droit sur la plage et choisir l’option «Détails du plage» (voir point 5 pour les images)
• Ajouter les commentaires / descriptions liés avec la plage. Ces commentaires seront garder lors de l’annulation du rendez-vous, donc tout ce qui mis dans cet onglet doit être des commentaires génériques pour cette plage.

N.B. Lors de l’annulation d’un rendez-vous (voir cette leçon pour plus d’information sur l’annulation des rendez-vous), si la plage est une plage «pré-définie» ou «ajoutée manuellement comme plage vide» (donc si la plage était déjà sur l’horaire lors de la prise de rendez-vous), la plage restera sur l’horaire.

Si la plage a été créé pendant l’étape «Glisser et déposer», la plage sera également effacée de l’horaire. (Voir cette leçon en ligne pour plus d’information sur l’ajout des plages vides sur l’horaire.)

SCÉNARIO 2: Prendre un rendez-vous via l’option «Prendre RV» sur l’écran d’horaire.

Vous pourrez utiliser cette option uniquement si la pré-admission n’existe pas déjà.

Pour une PA existante, vous avez le choix entre le scénario 1 ou 3 pour procéder avec la prise de rendez-vous.

1) Sur l’écran d’horaire, faire un clic-droit soit dans la plage existante disponible ou soit dans la colonne appropriée s’il n’y a pas une plage vide de disponible (*).
(*) Si vous avez besoin d’ajouter un rendez-vous sans plage vide de disponible, cet ajout doit être approuvé par le service avant de procéder.
2) Sélectionner l’option «Prendre RV»

Plage horaire EXISTANTE:

SANS plage horaire:

3) Dans la fenêtre qui s’ouvre,

• Si vous avez commencé SANS plage existante, vous devez obligatoirement choisir le type de rendez-vous.
• Toutefois, vous ne devez pas changer le type de rendez-vous d’une plage DÉJÀ existante.
• Si vous la connaissez déjà, vous pouvez ajouter l’information suivante tout de suite.
  • Numéro du patient (a) ou client
  • Raison de la visite (c)

* Si vous ne connaissez pas l’information pour les champs # patient et/ou client, passez à la prochaine étape.

4) Cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour créer votre pré-admission et finaliser votre prise de rendez-vous sur l’horaire.
5) Si vous n’avez pas inscrit votre patient/client et la raison de la visite ou, si vous avez besoin également d’inscrire un vétérinaire/clinique référant, placer votre souris sur le petit «i» dans la plage horaire et cliquer sur le # de la pré-admission dans la fenêtre.

6 – Une fois sur l’écran de pré-admission, vous pouvez continuer la création de votre PA. (Voir cette leçon en ligne pour plus d’information sur la création des pré-admissions.)

SCÉNARIO 3: Prendre un rendez-vous via l’option «Trouver admission par # P.A.»

Si vous connaissez le # de la pré-admission, vous pouvez également prendre un rendez-vous via le champ «Trouver admission par # P.A.».

1) Sélectionner l’horaire et la date désirée pour le rendez-vous.
2 ) Entrer le numéro de la pré-admission dans le champ «Trouver admission par # P.A.» (a) sur l’image.

3) Cliquer la loupe (b) sur l’image pour effectuer votre recherche.
4) Suivre les mêmes instructions que pour le scénario 1 en commençant à l’étape 5.

SCÉNARIO 4: Prendre un rendez-vous via «Prendre RV» dans le dossier médical

1) Faire un clic-droit sur la ligne avec la date de la pré-admission dans le dossier du patient.

Si vous ne voyez pas une «PA» rouge à côté de la ligne, vous ne pouvez pas prendre un nouveau rendez-vous via ces instructions. Il faudra plutôt suivre les instructions dans les scénarios 1, 2, 3 ou 5.

2 ) Choisir l’option «Prendre RV»

3) Suivre les instructions dans le scénario 1 en commençant à l’étape 5.

N.B. Vous pouvez également utiliser le bouton «Prendre RV» sur une visite ayant un statut autre que «PA» pour ajouter la pré-admission une seconde fois sur l’horaire.

• Vous pouvez réutiliser une pré-admission pour un RV extra pour:
  • Dans des cas ayant deux visites dans la même journée où une deuxième pré-admission n’a pas à être ouverte. Par exemple: un patient reçu par le service de Médecine Interne Équin et qui a aussi une consultation/réévaluation avec Ophtalmologie.
  • Des transferts de cas quand une requête de transfert de cas ne sera pas effectuée.

SCÉNARIO 5: Prendre un nouveau rendez-vous en commençant sur le dossier du patient.

1. Choisir la dernière visite dans le dossier patient, peu importe son statut, et faire un clic-droit sur la ligne avec la date. Puis sélectionner, l’option « Aller à la pré-admission »

2) Cliquer sur le bouton «Ajouter un autre admission» sur l’écran de pré-admission

3) Une deuxième pré-admission contenant les informations du client, patient (DVMR et clinique si existant) s’affichera. Suivre les instructions pour le scénario 1 à partir de ce moment.

SCÉNARIO 6: Prendre un rendez-vous à partir de la «Liste d’attente» ou «Besoin R.V.».

1) Glisser et déposer la pré-admission de la section «Tasks»

2) Si vous utilisez une pré-admission dans la section «Liste d’attente», ne pas oublier d’aller sur l’écran de pré-admission pour valider qu’un autre rendez-vous n’a pas été pris. Si oui, annuler le rendez-vous non désiré. (voir cette leçon pour plus d’information sur l’annulation des rendez-vous)

MAJ 30-01-2024