Ouverture d’une visite « Projet de recherche » (12-02-2024)

Admissions, secrétariat, Comptabilité, Facturation générale comptabilité, Index, Secrétariat

Une seule facture dans le nom du propriétaire

1) Ouvrir la visite comme une visite “normale” (standard). Voir la section «Le dossier administratif (visite/BT) standard» de cette leçon en ligne pour la marche à suivre d’une ouverture de visite “normale”

2) Ajouter l’alerte « Visite projet de recherche » au niveau de la visite avec l’information suivante dans la boîte de commentaire soit le nom du clinicien (responsable du projet), # compte client et le # de fonds (si connu)

Au besoin, voir cette leçon en ligne pour la marche à suivre pour l’ajout d’une alerte au niveau d’une visite.

Une seule facture dans le nom du projet de recherche

1) Créer une pré-admission comme d’habitude.   Au besoin, Voir cette leçon en ligne pour la marche à suivre pour la création d’une pré-admission.

2) Dans l’onglet « Contacts » , assigner le compte du projet de recherche comme “client responsable de la facture” UNIQUEMENT POUR CETTE VISITE.

3) Si le projet de recherche n’est pas déjà assigné comme un contact, il est possible de l’ajouter en cherchant le client dans la boîte « Contact » et en cliquant sur le bouton « Ajouter contact ».

N.B.  Seul le service de comptabilité est en mesuree de créer un comptee client pour un projet de rechercher, Dans le cas où le compte n’est pas créé au moment de l’admission d’un animal relié à ce projet, il est possible de procéder à l’ouverture de la visite sous le nom du client, cependant il est IMPÉRATIF d’aviser le service de comptabilité dans les plus brefs délais afin d’ajuster le responsable de la facture pour cette visite.

4) Assigner le compte-client du projet de recherche comme étant responsable de la facture pour la visite en faisant un clic-droit sur son nom et en choisissant l’option « Assigne comme responsable facture ».  

5) Cliquer sur l’option « OK » pour confirmer ce choix.  Si vous cliquez sur « Annuler » le changement ne sera pas effectué.

6) Au retour à l’écran, l’icône “portefeuille” sera visible pour ce contact ce qui confirme que le responsable de la facture est désormais assigné au Projet de recherche.

7) Vous pouvez maintenant ouvrir la visite.  Voir cette leçon en ligne pour la marche à suivre pour l’ouverture d’une visite

N.B.  Si vous oublier l’étape d’assigner le projet de recherche responsable de la facture pour la visite AVANT d’ouvrir la visite, vous devriez contacter la comptabilité afin que le transfert de la facture au bon compte client soit fait.

8) Valider si l’alerte du patient « Projet de recherche clinique » est associée avec le patient (visite)

9) Si l’alerte n’y est pas, il est possible de l’ajouter via le dossier du patient.

* En haut et à droite de l’écran patient, cliquer sur l’icône représentant “4 lignes horizontales” et choisir l’option « Ajouter une alerte ».

** Choisir l’option « Projet de recherche clinique (patient) », inscrire la date d’ajout et le nom de la personne qui l’a fait dans la boîte de commentaire.

10) Ajouter l’alerte « Visite projet de recherche » au niveau de la visite avec les informations suivantes dans le boîte de commentaire soit le nom du clinicien (responsable du projet), # compte client et le # de fonds (si connu)

Au besoin, voir cette leçon en ligne pour la marche à suivre pour l’ajout d’une alerte au niveau d’une visite.

11) La facturation pour la visite de projet de recherche se fait comme pour une visite standard i.e. en y incluant tus les examens, procédures, matériel, médicament.s, etc.  Le service de comptabilité s’assurera d’ajuster la facture selon l’entente de facturation reliée au projet de recherche.

IMPORTANT: Il faut impérativement contacter le service de comptabilité pour procéder à la fermeture d’une facture de projet de recherche puisque certains ajustements ne seront plus possibles une fois celle-ci fermée.  Si, pour quelques raisons que ce soient, une facture de projet de recherche doit être fermée hors des heures régulières du service de comptabilité, il est EXCEPTIONNLEMENT possible de procéder à sa fermeture et s’assurant toutefois d’en informer le service de comptabilité par courriel avec les informations suivantes: le numéro du BT, la date et la raison de la fermeture de la facture .

12) Lorsque la visite est terminée et la facture est prête à être finalisée, veuillez envoyer un courriel à comptabilite@chuv.umontreal.ca avec le numéro de client.

Plusieurs factures dans les noms variables (facture partagé)

1) Ouvrir la visite comme une visite normale.

2) Ajouter l’alerte « Visite projet de recherche » au niveau de la visite avec les informations suivantes dans le boîte de commentaire soit le nom du clinicien (responsable du projet), # compte client et le # de fonds (si connu)

Au besoin, voir cette leçon en ligne pour la marche à suivre pour l’ajout d’une alerte au niveau d’une visite.

3) Ouvrir les factures BT-2, BT-3, etc dans le nom de(s) projet(s) de recherche(s) approprié en suivant les instructions disponible dans cette leçon en ligne.

MAJ 12-02-2024