Toute communication effectuée avec un client lié à un patient doit être documentée dans le logiciel VetView dans la section «Journal de communication» (ou comm log) disponible sur l’écran du patient. Ceci inclus les consultations effectuées avant la visite physique de l’animal au CHUV, pendant l’hospitalisation et après que ce soit via téléphone, fax, courriel (email) ou en personne.

1) Ouvrir le dossier du patient dans VetView

2) Si la résolution de votre écran est petite, la section «Journal de communications» sera fermée lors de l’ouverture de l’écran. Dans tel cas, il suffit de cliquer sur la colonne pour ouvrir cette section.

3) Cliquer sur le bouton «Nouvelle entrée»

4) Remplir les champs appropriés:

• A) La date et l’heure actuelles seront entrées par défaut. Si la communication est effectuée pour un autre jour, vous devez changer cette information.
• B) Choisir la méthode de communication (Téléphone, courriel, fax, en personne, autre)
• C) Le propriétaire sera sélectionné comme contact, par défaut, . Vous pouvez cliquer sur l’icône de la «flèche vers la bas» pour choisir un autre contact associé avec le patient.
• D) Si le contact n’est pas encore associé au patient, il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter nouv. contact» pour le faire à partir d’ici. Si le contact n’existe pas, et que vous avez ce type de privilège dans le système, il est possible de le créer via cette option également.
• E) Entrer le sommaire de votre communication dans ce champ (ou copier/coller le texte d’un échange courriel ici).
• F) Vous pouvez également inscrire des commentaires internes dans ce champ. Faire attention avec ce qui sera inscrit dans cette case puisque dans certaines circonstances, ces commentaires pourraient être visibles pour le client.
• G) Cliquer sur le crochet vert pour sauvegarder votre entrée. Il est important de bien valider ce qui a été écrit avant de faire l’étape de sauvegarde puisqu’une fois sauvegardée, il n’est plus possible d’effacer et/ou modifier l’entrée. La seule option en cas d’erreur dans votre entrée sauvegardée sera de faire un adendum explicatif. (Voir marche à suivre plus bas)

Pour consulter le journal de communication, vous devez simplement retourner dans cette section. Les entrées sont dans l’ordre décroissante de la date (donc l’entrée la plus récente est en haut de la liste). Si le journal est long, il est possible de générer un PDF sur l’écran afin de permettre une lecture plus facile.

1. Cliquer sur le bouton «Imprimer».
2. Si vous voulez visualiser également le texte inscrit dans la section commentaires internes, sélectionner cette option.
3. Cliquer sur le bouton «Continuer» pour générer le PDF.

N. B. Vous ne devez pas partager le journal des communications avec les personnes hors du CHUV. Si vous devez partager un journal des communications, SVP contacter l’Archiviste.

N. B. Une fois sauvegardée, une entrée dans le journal de communication ne peut plus être effacée et ne sera plus modifiable. En cas d’erreur, un addendum peut être ajouté pour expliquer l’erreur, mais rien ne peut être effacé ou modifié dans le cas d’une mauvaise entrée.

Sur l’entrée avec un erreur (ou sur qui vous avez besoin d’ajouter l’information supplémentaire), faire un clique de droit et choisir l’option «Ajouter addendum à l’entrée».

(MAJ 3 mars 2024)