Secrétariat, formation & documentation

Le dossier administratif (visite/BT) standard

  1. Création d’un préadmission
  2. Ajouter des alertes patients appropriés (par exemple, allergies/problèmes connues) ou autre commentaires appropriés (sans alerte)
  3. Ajouter des alertes visites appropriés
  4. Ajout de la pré-admission sur l’horaire (si applicable)
  5. Ouvrir la visite non ASAQ
    Ouvrir d’une facture «sans patient» (pour des cas très spécifiques)
    Ouvrir la visite ASAQ
  6. Imprimer la feuille d’admission et les étiquettes patient
  7. Validation des coordonnées client et démogrpahiques du patient et Validation options de communication client
    1. Si client a déjà un compte, valider les informations s’y retrouvant
      1. Adresse : « Vous demeurez bien toujours au …? »
      2. Valider 2ème numéro de téléphone au besoin
      3. Demander s’il y a une adresse courriel que l’on peut inscrire au dossier pour l’envoi éventuel de rapport de cas et/ou résultats.
      4. Si pas d’adresse courriel ajouter alerte client via Commentaires/Alertes: «Pas courriel au dossier»
  8. Inscrire l’estimé (si s’applique) (Effectué par le personnel clinique, mais peut être fait par le secrétariat/la comptabilité au besoin)
  9. Prise de dépôt (si applicable)
  10. Ajout des produits sur la facture
  11. Communication clinique vers le secrétariat/la comptabilité que la facture est prête à être fermée. (Effectué par le personnel clinique)
  12. Soumission d’une requête Demande de rabais (si applicable) (Effectué par le personnel clinique)
  13. Traitement des requêtes administratifs par la secrétariat/comptabilité (incluant demandes de Gestion fin de la visite pour Équin)
  14. Traitement demandes de fermeture de la facture petits animaux
  15. Retrait des produits de la facture (si s’applique)
  16. Ajout des rabais sur la facture (si s’applique)
  17. Finalisation des produits et rabais sur la facture et fermeture de la facture (voir cette leçon si c’est un cas ASAQ)
  18. Ouverture d’un BT supplémentaire pour les oublis/correctifs (si s’applique)
  19. Fermeture de factures supplémentaires
  20. Correction des erreurs suite aux fermeture de factures (fait par la comptabilité si s’applicable)
  21. Prise des paiements sur des factures fermées
  22. Traitement des crédits / Traitement des remboursements (si s’applique)

Admissions

Horaire & Rappels

Facturation Générale

Facturation ASAQ

Dossier Médical

Le dossier médical standard

Sauf pour des cas spécifiques, la gestion du dossier médical est sous la responsabilité du vétérinaire traitant et personnel clinique.

N. B. dés que la visite/facture sont ouvertes les actions dans le dossier médical sera effectué en parallel des suites dans le dossier administratif. Si jamais la facture sera fermer, le personnel clinique peuvent continuer d’ajouter des items dans le dossier médical et les remplir, mais tout qui a une facturation automatique tombera dans le journal des exceptions de facturation et seront corrigés par la comptabilité.

  1. Remplir le dossier médical
  2. Remplir des ordonnances
  3. Remplir le journal de communication
  4. Vérifier les éléments du dossier médical (vétérinaires, résidents, et internes)
  5. Sortir l’animal du CHUV (dans VetView)
    • Ne pas oublier d’inscrire date réelle du congé si autre qu’aujourd’hui
    • Donner la version finale du congé au client.
    • Quand possible, finaliser la facturation incluant des demandes des rabais s’ils s’applique et amener le client au comptoir pour paiement.
  6. Envoyer les feuilles de traitement, les photos et autres documents papier approuvé pour être joint au dossier patient par l’archiviste pour attachement
  7. Fermer la visite (signature final)

Service / Secteur spécifique

Banq de Sang

Boutique

COP

HEQ

Médecine de Refuge

Refuge petits mammifères

Télélmédecine

Logiciel(s) FileMaker

Contenu Bonus

Quand vous avez terminé les sections au complet, SVP remplir le formulaire en fin de la page pour aviser votre superviseur.

*Astuce – le nom de cette page de formation vous dit le choix à sélectionner.